MANAGED FAX SERVICE STATT FAX-SERVERKonsolidierte IT-Infrastruktur bei der österreichischen Post

Steigende Kommunikationsleistungen für das ganze Land

Die Österreichische Post liefert durch die flächendeckende und zuverlässige Versorgung der österreichischen Bevölkerung und Wirtschaft mit Postdienstleistungen einen wichtigen Beitrag zur Aufrechterhaltung und Absicherung der Kommunikations- und Logistik-Infrastruktur des Landes. Für die Mitarbeiter des Unternehmens gehört die Fax-Kommunikation zum Geschäftsalltag. Die Zahl der Anwender und der versendeten Fax-Seiten nimmt kontinuierlich zu.

Konsolidierung der IT-Infrastruktur

IT-Analysten empfehlen, bei der Konsolidierung der IT-Infrastruktur: Fax Server abschaffen und durch Cloud Fax Services wie Managed Fax Services ersetzen. Diese Dienste bieten gegenüber herkömmlichen Fax-Server-Infrastrukturen viele Vorteile: eine höhere Ausfallsicherheit, keine Kapazitätspässe und eine beträchtliche Flexibilität. Es galt daher, ein elektronisches Fax-Versandsystem zu implementieren, mit dem sich die IT-Architektur des Unternehmens verschlanken und der Aufwand sowie die Kosten für die Fax-Kommunikation minimieren lässt.

Schnelle Umsetzung

Im Frühjahr 2012 beauftragte die Österreichische Post ihren IT-Dienstleister, die Atos IT Solutions and Services GmbH, eine Alternative zu den bisher genutzten Fax-Servern zu finden. Nach kurzer Evaluation stellte sich heraus, dass die Cloudbasierenden Managed Fax-Services von Retarus die hohen Anforderungen der Österreichischen Post an Funktionalität und Komfort ideal erfüllen.

Die Grenzen der Fax-Server erreicht

Mehr als 30.000 Nachrichten und Geschäftsdokumente müssen monatlich an Kunden und Partner weltweit versendet werden. Dies brachte die involvierten Mitarbeiter und Systeme an ihre Grenzen. Ein weiteres Problem war der fehlende Komfort beim Fax-Versand sowie die geringe Ausfallsicherheit der eingesetzten Fax-Server.

Komfortabler und schneller Versand über Retarus Fax-Infrastruktur

Die Konvertierung der Nachrichten – inklusive angehängter MS Office- und PDF-Dokumente – sowie die eigentliche Zustellung per Fax an den Empfänger erfolgt über die mehrfach redundant ausgelegten Retarus Rechenzentren und macht damit eine eigene Fax-Infrastruktur überflüssig. Zum Versand der Fax-Mitteilungen stehen dem Anwender verschiedene Deckblätter zur Verfügung. Gleichzeitig kann er entscheiden, welche Absender- und Empfängerdaten (Name, Adresse, Ruf- oder Faxnummer) angezeigt und übermittelt werden. Die Empfangsbestätigung erreicht den Absender automatisch nach maximal zehn Minuten. Dank Retarus Faxolution for Exchange ist die gesamte nationale und internationale Telefax-Kommunikation jetzt spürbar komfortabler.

Bequemer digitaler Fax-Empfang via E-Mail

Eingehende Fax-Mitteilungen werden per Retarus Fax2Mail direkt an definierte E-Mail-Postfächer weitergeleitet. Für den Empfang stellt Retarus rund 2.000 Telefax-Nummern bereit. Jeder Fax-User hat somit seine eigene Fax-Durchwahl über die ihn alle Fax-Nachrichten unmittelbar per Mail als TIFF- oder PDF-Datei erreichen. Bereits vorhandene Durchwahlnummern wurden in das neue elektronische Fax-Versand- und Empfangssystem portiert. Alle digital empfangenen Fax-Dokumente lassen sich bei Bedarf direkt in bestehende Workflow-Systeme einbinden.

Effizienz durch einfache Bedienbarkeit

Die Österreichische Post verfügt jetzt über einen direkt in die Microsoft Exchange-Umgebung eingebundenen professionellen Cloud-Fax-Service. Jeder Mitarbeiter ist in der Lage, Nachrichten – unabhängig vom Format – direkt aus seinem Outlook-Client als Telefax bequem und schnell zu versenden und zu empfangen. Weitere Vorteile für das Unternehmen sind die Einsparung eigener Fax-Hard- und Software sowie eine bemerkenswert transparente Abwicklung.