NAV-Mehrwertsteuermeldung und XRechnung in Ungarn Beratungsunternehmen setzt beim E-Invoicing auf Retarus

Ein schwäbisches IT-Beratungsunternehmen verschickte bereits seit 2018 elektronische Rechnungen für seine Beratungsleistungen mithilfe der Cloud EDI Integration von Retarus. Im Rahmen eines neuen Projekts kam die Unterstützung für die Mehrwertsteuermeldung in Ungarn samt entsprechender Langzeitarchivierung hinzu.

Ausgangssituation

Lösung für Mehrwertsteuermeldung beim E-Invoicing in Ungarn gesucht

Das Management- und IT-Beratungsunternehmen versteht sich als Digitalisierungsexperte und betreut mit knapp 3.000 Beratern an rund 20 Standorten mehr als 300 Kunden weltweit. Es nutzt bereits seit mehreren Jahren die Retarus Cloud EDI Integration, um Beratungsleistungen in Rechnung zu stellen. Dazu werden monatlich zirka 2.500 Rechnungen hauptsächlich in einem branchenspezifischen Format versendet.

Aufgrund der Gründung einer Betriebsstätte in Ungarn fiel das Unternehmen unter die dortige Steuergesetzgebung und suchte nach einer Lösung, um in Ungarn gestellte Rechnungen in Echtzeit bei der dortigen staatlichen Steuer-und Zollverwaltung «Nemzeti Adó- és Vámhivatal» (NAV) zu melden.

Zielsetzung

Nahtlose Integration in SAP-Workflow

Die gesuchte Lösung sollte in der Lage sein, unmittelbar und automatisch (ohne manuellen Upload) innerhalb des Rechnungsprozesses aus dem SAP-ERP-System heraus die Meldung an den behördlichen Online-Service „Számla“ zu übertragen. Die von dort generierte Statusmeldung sollte im Anschluss an das SAP-System zurückgeschickt werden.

Des Weiteren sollten die Rechnungen nach den in Ungarn geltenden Regeln rechtskonform langzeitarchiviert werden.

„Retarus verfügt über hochkompetente Entwicklungs- und Implementierungsteams und einen 24/7-Support, die auch auf unsere individuellen Anforderungen stets zeitnah reagieren können.“

Alexander Müller, Director Business Development Automotive, Retarus

Umsetzung

IDoc-Konvertierung plus Langzeitarchivierung

Rechnungen der ungarischen Landesgesellschaft werden zunächst über das konzernweite ERP-System von SAP erzeugt. Hierbei wird zunächst entweder eine PDF-Datei oder eine Druckversion erstellt, die anschliessend per E-Mail beziehungsweise Briefpost an die Rechnungsempfänger geht.

Darüber hinaus wird jetzt zusätzlich ein EDI-Dokument im SAP-IDoc-Format generiert. Diese strukturierte Rechnung wird wie ein gewöhnliches EDI-Dokument an Retarus übermittelt. Ab hier übernimmt Retarus den gesamten weiteren Prozess mit der NAV in Ungarn.

Das IDoc-Dokument wird im ersten Schritt in den von der NAV vorgegebenen XML-Standard konvertiert und gleichzeitig auf Fehler geprüft. Nach der Validierung wird die XML-Datei über einen speziellen Webservice an den Online-Service „Online Számla“ der NAV übertragen. Ist die Übermittlung erfolgreich, wandern Quelldaten (SAP IDoc) und Zieldokument (Számla-XML) samt Metadaten ins Retarus-Langzeitarchiv.

Herausforderung

Komplexe Technik, häufige Anpassungen

Die Cloud-basierenden Retarus Fax- und SMS-Dienste funktionieren auch in All-IP-Umgebungen stets zuverlässig. Ausserdem lassen sich die Services nahtlos in Microsoft 365 integrieren, die Anbindung der SAP-Systeme erfolgt problemlos über von SAP zertifizierte Schnittstellen. Somit kann der IT-Dienstleister des Luftverkehrskonzerns seine All-IP Strategie am ersten Drehkreuz umsetzen, die bestehende Kofax-Infrastruktur ablösen und gleichzeitig die in der Luftfahrt bestehenden strengen Qualitätsanforderungen erfüllen. Die Aufwände für Wartung und Lizenzmanagement werden eliminiert, die Betriebskosten optimiert. Die Retarus-Services ermöglichen die interne Leistungsverrechnung: Sie sind mandantenfähig, Kostenstellen lassen sich transparent abbilden.

Key Facts

Syntaktische Überprüfung der Daten vor und nach der Verarbeitung
Prozessberatung mit Entwicklungs-Know-how
Leistungserbringung aus deutschen Rechenzentren
Vertragliche Zusicherung des Service Levels (SLA)

Aufbewahrung von Rechnungen

In Zusammenarbeit mit Retarus hat der IT-Dienstleister des Luftverkehrskonzerns 10.000 Mitarbeiter und 15 SAP-Systeme an einem der beiden zentralen Drehkreuze in Deutschland mit der Möglichkeit ausgestattet, Fax- Dokumente bzw. SMS-Nachrichten zu empfangen und zu senden. Retarus stellt dazu rund der Hälfte der Mitarbeiter eine eigene Fax-Eingangsnummer zur Verfügung. Die SAP-Systeme sind über 300 von Retarus eingerichteten Fax-Nummern erreichbar. Die Services lassen sich mit geringem Aufwand betreiben, sind nahtlos in Microsoft 365 integriert bzw. über SAP-zertifizierte Schnittstellen angebunden und funktionieren in der All-IP-Umgebung störungsfrei. Mit Retarus ist es dem für den Luftverkehrskonzern tätigen Dienstleister möglich, die strengen Anforderungen der Luftfahrtbranche umzusetzen und verlässliche Fax- und SMS-Dienste bereitzustellen sowie auf weitere Standorte auszubauen.

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Nutzen und Vorteile

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Integration via EDI ohne ERP-Anpassung oder Plugin-Installation

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Retarus übernimmt den technisch anspruchsvollen Part komplett (Managed Service)

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Integration gemäss Zeitplan des Kunden

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Fristgerechte Anpassungen an technische Änderungen bei Standards und Übertragung unabhängig von Ressourcen beim Kunden

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Einhaltung von Compliance und Archivanforderungen in Ungarn

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Komfortable und extern erreichbare Archivanwendung vermeidet interne Datenzugriffe aus dem Ausland

Fazit und Ausblick

E-Invoicing: Im nächsten Schritt Xrechnung

Das IT-Beratungsunternehmen setzt bei E-Invoicing auf die Managed Services von Retarus, die besonders bei komplexen technischen Strukturen wie beispielsweise VDA4983 oder B2G-Formaten in ganz Europa zahlreiche Vorteile bieten.

Das Beratungsunternehmen wird daher weitere B2G-Rechnungsformate an Retarus auslagern. Hierzu zählt im nächsten Schritt die XRechnung, das heisst alle Rechnungen an deutsche Behörden werden zukünftig über Retarus abgewickelt. Dabei gibt es andere Herausforderungen als in Ungarn: Bedingt durch das föderale System in Deutschland mit seiner Trennung in Bund, Länder und Kommunen unterscheiden sich teilweise die Übertragung der Daten und die Verwaltung der (länderspezifischen) Systeme.

Retarus unterstützt bereits alle möglichen Übertragungskanäle, bringt die entsprechende Erfahrung und Expertise für die geplante Erweiterung mit und kann als Peppol Access Point eine vollautomatisierte und sichere Anbindung an die Behörden garantieren.

Wir sind für Sie da!

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Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.