Verlagerung von On-premises-Fax-Servern in die Cloud: Eine in den USA ansässige globale Bank setzt auf Retarus

Ausgangssituation

Verlagerung wichtiger Fax-Funktionen in die Cloud

Die Bank arbeitete schon seit 2012 mit Retarus zusammen, zunächst bei der Digitalisierung ihrer transaktionalen Fax-Dienste aus Anwendungen. Der vorherige Anbieter konnte ihre Disaster-Recovery-Anforderungen nicht erfüllen. Aufgrund der strikten Standards von Retarus bei Rechenzentren und Business Continuity und nach Abschluss eines weitreichenden Audits migrierte die Bank ihren Applikations-Traffic vom ehemaligen Anbieter zu Retarus, mit durchschnittlich 1,7 Millionen Fax-Seiten pro Monat. Seit über zehn Jahren haben wir diesen Datenverkehr erfolgreich verwaltet sowie mehrere komplexe Projekte zur Fax-Integration gestartet. Nun möchte die Bank ihre Fax-Prozesse innerhalb ihres Geschäftsbankennetzwerks noch weiter digitalisieren, d. h. in ca. 12.000 Filialen mit insgesamt 47.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die eine Vielzahl von zeit- und geschäftskritischen Dokumenten wie beispielsweise Vertragsbestätigungen, Kontoauszüge, Kreditanträge oder Kontobewegungen auf Filialebene verarbeiten.

Ziel

Ablösung von On-premises-Fax-Servern zur Reduzierung von Komplexität und Kosten

Die Bank wollte sich unter allen Umständen von den von ihrem vorherigen Anbieter verwalteten On-premises-Fax-Servern trennen. Abgesehen von den hohen Kosten zur Verwaltung der Server waren Probleme hinsichtlich Zuverlässigkeit, Zustellbarkeit und Ausfallzeiten ein wesentlicher Faktor für die Entscheidung, die Fax-Dienste auf eine Enterprise-Cloud-Lösung umzuziehen, die volle Skalierbarkeit und hohe Verfügbarkeit gewährleistet. Dazu musste die Bank in jeder ihrer 12.000 Filialen mehrere Altsysteme und -schnittstellen über die verwendeten Multifunktionsgeräte hinaus migrieren, was auch die Portierung von ca. 5.000 Faxnummern beinhaltete. Darüber hinaus gab es bei dem Geldinstitut eine Reihe von abteilungsübergreifenden Integrationen mittels u. a. SMTP, SFTP sowie SOAP/REST. Da die Lösung zur Verarbeitung hochsensibler Daten dient, muss sie vollständig konform mit den Richtlinien des Bankensektors sowie den unternehmensweiten Richtlinien sein.

Grösste Herausforderungen

Globale Migration, die eine präzise Implementierung erforderte

Retarus verfügt über umfassende Erfahrung im Bankensektor. Hier müssen zur Einhaltung branchen- und unternehmensspezifischer Richtlinien besondere Anforderungen erfüllt werden. Damit sichergestellt werden konnte, dass die Lösung alle Anforderungen der Bank erfüllt, hat Retarus sein Rechenzentrum und seine Unternehmensprozesse für ein umfangreiches Audit zugänglich gemacht, in dem jegliche Aspekte wie IT‑Sicherheit, Business Continuity, Disaster Recovery, Vorsorgemassnahmen für Pandemien, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Branchenzertifizierungen geprüft wurden. Da die Migration in die Cloud auf globaler Ebene und für 12.000 einzelne Standorte vollzogen werden sollte, musste sie unbedingt reibungslos und nahtlos erfolgen. Während des gesamten Projekts konnten die Betriebsabläufe der Geschäftsbank uneingeschränkt weiterlaufen. Ausserdem wollte die Bank ihre bestehenden Faxnummern behalten, d. h., es mussten 5.000 Nummern an Retarus portiert werden.

Die Lösung von Retarus hat die Vertreter der Filialen über ihre Desktop-Fax-Lösung mit der Cloud verbunden und ersetzte teure On-premises-Fax-Server durch die Verlagerung der Bank-Fax-Infrastruktur in die Cloud. Dadurch konnten das Unternehmen und anschliessend seine Geschäftsbank-Filialen zahlreiche geschäftskritische Arbeitsabläufe automatisieren. Durch die zusätzliche Barcode-Erkennung für eingehende Faxnachrichten und die intelligente Dokumentenaufteilung werden ausserdem Sicherheit, Geschwindigkeit und Genauigkeit erhöht. Die bewährte Fax-Lösung von Retarus ist konform mit den Gesetzen Sarbanes-Oxley und Gramm-Leach-Bliley, mit Sicherheitsstandards wie PCI‑DSS, SOC 1 und SOC 2 sowie mit anderen internationalen Richtlinien. Damit erfüllt sie nicht nur die Anforderungen der Bank, sondern verfügt auch über umfangreiche Funktionen bzgl. Audit- und Transaktionstransparenz. Schliesslich konnte die Verlagerung ihrer Fax-Server in die Cloud signifikant zur Kostenreduzierung beitragen. Die Bank konnte sämtliche Aufwendungen für Wartung, Hardware und Software streichen. Und dank des «Pay‑per-use»-Tarifmodells von Retarus bezahlt jede Filiale garantiert nur für die tatsächlich genutzte Kapazität.

Retarus unterstützt die globale, marktführende Bank bei der Verlagerung ihrer On‑Premise-Faxserver in die Cloud sowie bei der Digitalisierung ihrer Anwendungs- und Desktop-Faxprozesse. Der Umstieg auf die Cloud Fax Services von Retarus erhöhte die Servicequalität durch den erstklassigen 24/7/365-Support. Dank der optimierten Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und allgemeinen Qualität der über 2 Millionen Fax-Seiten jeden Monat aus 12.000 Filialen weltweit ist sichergestellt, dass die Bank stets alle Anforderungen erfüllt – sowohl die des Unternehmens selbst als auch die ihrer Kunden. Die Bank kann sich auf Retarus als vertrauenswürdigen, langjährigen Partner voll verlassen.