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Intelligent Document ProcessingAutomatisierte Erfassung und Verarbeitung von Bestellungen

Die Herausforderung

Die Lieferprozesse des Grosshandels sind heute zu grossen Teilen digitalisiert: Vom Online-Bestellformular über die Lagerplanung und Logistik bis hin zur Abrechnung mittels ERP. Auch der Kontakt mit Lieferanten und Herstellern erfolgt in der Regel vollautomatisiert per elektronischem Datenaustausch (EDI). Doch während die Digitalisierung auf Seiten der Grosshändler weit fortgeschritten ist, gilt dies keinesfalls zwangsläufig auch für deren Kunden. Gerade beim Bestellprozess kommt es immer wieder zu unerwünschten, aber unvermeidlichen Medienbrüchen: Viele Einzelhändler verfügen schlicht nicht über die technischen und finanziellen Möglichkeiten, um Daten strukturiert übermitteln zu können. So wird häufig auf vordefinierte und papiergebundene Bestellvordrucke oder unstrukturierte elektronische Dokumente zurückgegriffen. Diese erreichen den Grosshandel dann per Fax, E-Mail oder auf dem Postweg.

Die Ausgangssituation

Bestellungen manuell in ein ERP-System einzupflegen, ist stets mit hohem personellem Aufwand verbunden. Zusätzlich ist dieser Prozess äusserst fehleranfällig, eine automatisierte Formularverarbeitung oder inhaltliche Prüfung findet in der Regel nicht statt. Die Auswirkungen sind für Kunden nicht nur ärgerlich, sondern beeinträchtigen die Kundenbeziehungen nachhaltig. Die entstehenden Rückfragen und nötigen Korrekturen verkomplizieren den Bestellprozess weiter und resultieren in letztlich in einem äusserst kostenintensiven Kundenservice.

Die Lösung

Mit Hilfe von Retarus Intelligent Document Processing lässt sich der Bestelleingang zu einem hohen Grad digitalisieren und automatisieren. Selbst handschriftlich ausgefüllte Vordrucke stellen kein Problem für die automatisierte Formularverarbeitung dar – egal ob diese per Fax oder eingescanntem E-Mail-Anhang eingehen. Durch den Einsatz von Retarus Intelligent Document Processing können auch diese Aufträge effizient und transaktionssicher in die eigene digitale Infrastruktur eingebunden werden.

Kundennutzen

  • Digitalisierung aller Bestellprozesse
  • Keine Umstellung auf Kundenseite
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Anbindung über Standard-Schnittstellen
  • Weniger manueller Bearbeitungsaufwand

Ihre Vorteile auf einen Blick

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Betrieb in Retarus-Rechenzentren nach strengsten Datenschutzregelungen
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Bedarfsgerecht skalierbare Bandbreite und Hochverfügbarkeit
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Detaillierte Reports
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Umfassende Archivierungsmöglichkeiten
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Persönlicher Support

Der Anwendungsfall

Für den Empfang von Bestellungen per Fax kann Retarus entweder eine neue Fax-Nummer einrichten oder aber einen bereits bestehenden Anschluss übernehmen und an die Cloud-Infrastruktur weiterleiten. Direkt nach Bestelleingang im Retarus Rechenzentrum durchlaufen die Formulare zunächst eine Intelligent Document Recognition (IDR). Die automatische Texterkennung erfasst nicht nur einfachen Text, sondern auch die Struktur und weiteren Elemente des Dokuments. Dank der im System hinterlegten und stetig per EDI in die Cloud synchronisierten Katalog- und Stammdaten des Grosshändlers können die Bestellangaben auch inhaltlich geprüft und zugeordnet werden. Im Anschluss leitet Retarus alle validierten Daten im gewünschten Format samt Originaldokument an die ERP-Anwendung weiter. Retarus Intelligent Document Processing unterstützt alle gängigen Schnittstellen und Dateiformate. Auch native PDF-Dokumente oder gescannte und per E-Mail-Anhang übermittelte Bestellungen verarbeiten die Retarus Services.

Mehr Infos
Falls einzelne Informationen einer Bestellung, etwa aufgrund unleserlicher Handschriften, einmal nicht erkannt werden, lassen sich die dazugehörigen EDI-Dokumente mit einem Sperrvermerk versehen. Anhand diesem ist im ERP-System sofort ersichtlich, dass eine manuelle Nachbearbeitung notwendig ist. Gleichzeitig erhält der zuständige Kundenservice-Mitarbeiter das Original des Bestellformulars weitergeleitet. Darin sind alle nicht erkannten und zu prüfenden Bereiche deutlich markiert. Für Sachbearbeiter wird die manuelle Nachbearbeitung dadurch deutlich effizienter, da ausschliesslich fehlerhafte Informationen erneut geprüft werden müssen. Durch diese Form der Digitalisierung können Unternehmen mithilfe von Retarus Intelligent Document Processing den gesamten Bestellprozess beschleunigen, die Zuverlässigkeit erhöhen und ihre Kosten durch verringerten Personalaufwand signifikant reduzieren.
Sichern Sie sich den Use Case als PDF und verarbeiten Sie ihre Bestellformulare digital und automatisiert.
 
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Wussten Sie schon?

Laut IDC besteht nach wie vor jedes zweite Dokument im Unternehmen aus Papier. Mit den Retarus Services können Organisationen die Digitalisierung gezielt vorantreiben.

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