Cloud Fax BIG direkt gesund faxt über Retarus Cloud Fax

Manuelle Faxlösung

Die Bundesinnungskrankenkasse Gesundheit – kurz BIG direkt gesund – wurde 1996 in Dortmund gegründet und betreut bundesweit rund 500.000 Versicherte. BIG direkt gesund hat ihren Rechtssitz in Berlin, ihre Hauptverwaltung in Dortmund und einen wichtigen Verwaltungsstandort in Aachen. Die BIG beschäftigt an den operativen Standorten knapp 1000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bietet in 13 BIGshops Beratung vor Ort an.

Vor der Einführung von Retarus Cloud Fax vor einigen Jahren hatte BIG direkt gesund eine Fax-Lösung mit Fax-Geräten on-premises im Einsatz. Diese Geräte für Empfang und Versand von Faxnachrichten waren umständlich zu bedienen und führten zwangsläufig zu Medienbrüchen und ineffizienten Prozessen. Dazu kamen Performanceprobleme, beispielsweise durch Ausfälle von Fax-Servern und die Abschaltung analoger Telefonleitungen im Zuge der Umstellung auf All-IP.

Effizientere Prozesse

Die BIG wollte ihren manuellen Aufwand für die Fax-Kommunikation reduzieren und ihre Prozesse optimieren. Gewünscht war insbesondere die Möglichkeit, Fax-Funktionen direkt von den PC-Arbeitsplätzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bedienen. Dies konnte Retarus über die Integration in den gewohnten E-Mail-Workflow über Email-to-Fax / Fax-to-Email erfüllen.

Faxnummern auf E-Mail-Adressen gemappt

Im Zuge der Umstellung und Ablöse bestehender Faxgeräte hat BIG direkt gesund den Zugriff auf Retarus Cloud Fax hausweit auf seinerzeit mehreren Hundert Arbeitsplätzen ausgerollt. Dazu wurden die Retarus-Services in die vorhandene Outlook/Exchange-Infrastruktur eingebunden inklusive LDAP-Synchronisation mit dem Verzeichnisdienst. Die redundante Bereitstellung von Retarus Cloud Fax stellte Big direkt gesund erst im Nachgang sicher. Bei einer Neukonzipierung würde die Krankenkasse den „doppelten Boden“ nach eigenen Angaben von Beginn an mit einplanen.

Das Mapping der Faxnummern auf die E-Mail-Adressen verlief reibungslos. Auch eine spätere Fusion mit einer anderen Krankenkasse mit weiteren sowie anderen Faxnummern wurde seitens Retarus mit kundenorientiertem Handeln und kreativen Lösungsvorschlägen unterstützt. Auf Seiten der Anwender stieß die neue Fax-Lösung aus der Cloud auf hohe Akzeptanz. Außer einer einmaligen Einweisung waren keine besonderen Schulungen nötig.

Performante und zukunftssichere Fax-Lösung

BIG direkt gesund nutzt Retarus Cloud Fax für die Kommunikation mit Behörden, Leistungserbringern und Kassenärztlichen Vereinigungen. Hinsichtlich der Stabilität und Verfügbarkeit der Services ist die Krankenkasse sehr zufrieden. Die Fax-Administratoren profitieren von Vorteilen wie einem übersichtlichen Reporting, weitreichender Automatisierung, nahtloser Integration in die bestehende IT-Landschaft sowie erstklassigem 24/7-Support.

Auch in puncto Sicherheit und Compliance ist Big direkt gesund mit Retarus Cloud auf der sicheren Seite: Die auditierbaren Rechenzentren von Retarus erfüllen jeweils strengste landes- und branchenspezifischen Anforderungen in Bezug auf Datenschutz und -sicherheit, zum Beispiel SOC1/2 Typ II, ISO 27001oder DSGVO.

Fax-Altlasten erfolgreich entsorgt

BIG direkt gesund hat aus analogen Zeiten übernommene Faxgeräte ausgemustert und durch eine moderne Fax-Lösung ersetzt. Bei der Wahl eines geeigneten Dienstleisters fiel die Wahl auf Retarus, da Retarus Cloud Fax die Anforderungen der Krankenkasse hinsichtlich Leistung und Preis am besten erfüllt. Seither faxen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über moderne Fax-Services, die sich transparent in die vorhandene Arbeitsumgebung einfügen und spürbare Produktivitätsvorteile bringen. Aufgrund der hohen Zufriedenheit nutzt die Krankenkasse mittlerweile auch das SMS-Gateway von Retarus für den Versand von Einmal-Passwörtern (OTP) für die Mehrfaktor-Authentifizierung am Kundenportal.