Digitaler Fax-WorkflowSchneller vom Input zum Output: Dokumenten-Eingang mit Retarus
Empfangen Sie Bestellungen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Angebote oder Verträge mit Retarus Cloud Fax Services. Damit liegen Ihnen die Dokumente automatisch digitalisiert vor. Im E-Mail-Client oder im Dokumenten-Management-System sowie im CRM-, ECM- oder ERP-System. Als Datei oder in Form strukturierter Daten für die automatisierte Weiterverarbeitung. Immer genau so, wie es für Ihre Prozesse am besten passt.
Dokumenten-Eingang digitalisieren: Aufwand reduzieren, Prozesse optimieren
Ob wir Ihnen Dokumente im E-Mail-Client oder in der Applikation zustellen, ob „nur“ digital oder schon „ready“ für die automatisierte Weiterverarbeitung: Sie sparen sich zeitaufwändige Arbeitsschritte wie das Scannen, Vorsortieren und Verteilen von Dokumenten oder die manuelle Eingabe von Daten in Ihre Systeme.
Kurz: Mit Retarus reduzieren Sie Aufwand und beschleunigen Prozesse, Sie verbessern Ihre Workflows und Ihren Cashflow.
Posteingang digitalisieren
Ihre Geschäftspartner senden Ihnen Aufträge oder Rechnungen per Post? Stellen Sie den Kommunikationsweg auf Fax um.
- Vorteil für den Absender: Er spart sich Zeit und Geld für den Versand per Brief.
- Vorteil für Sie: Dokumente kommen automatisch digitalisiert bei Ihnen an – von Anfang an bereit für die nächsten Arbeitsschritte Ihrer Mitarbeiter oder Systeme.
- Vorteile für beide Seiten: Die Bearbeitungsgeschwindigkeit steigt, die Kosten sinken, der Übertragungsweg ist sicher und nachvollziehbar.
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der Unternehmen nutzen Fax häufig bis sehr häufig..*
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der Unternehmen sehen den digitalen Wandel als Chance.*
Worauf warten Sie noch?
Digitalisieren Sie Ihre Fax-Kommunikation. Mit Retarus von jetzt auf gleich, ohne Änderungen an Ihren Systemen, ohne Bedarf an zusätzlicher Hard-/Software, ohne eigene Fax-Infrastruktur.
Jetzt Fax digitalisieren
Bereit für jeden Workflow: heute und morgen
Wir nehmen eingehende Fax-Dokumente für Sie entgegen und stellen sie Ihnen digital zu. Am richtigen Ort und im richtigen Format. Startklar für alle nachfolgenden Prozesse. Sie müssen nichts in zusätzliche Hard-/Software investieren, Anbindung ans Retarus Enterprise Cloud genügt. Und Zukunftssicherheit buchen Sie automatisch mit: einmal angebunden, lassen sich neue Anforderungen an Ihre Kommunikation jederzeit schnell und unkompliziert umsetzen.
Digital statt analog:
Faxe im E-Mail-Client empfangen
Empfangen Sie Faxe direkt im E-Mail-Client des verantwortlichen Mitarbeiters oder im Gruppenpostfach der Fachabteilung. Reisekostenabrechnungen in der Buchhaltung, Angebote im Einkauf, vertrauliche Vertragsunterlagen signiert und verschlüsselt im Postfach der Geschäftsleitung …
Mit den Retarus Smart-Routing-Optionen definieren Sie, welches Dokument auf wessen „Schreibtisch“ landet: über die Empfängernummer, die Absendernummer oder über Informationen im Dokument selbst – ausgelesen per OCR und Barcode-Erkennung. Manuelles Digitalisieren, Vorsortieren und Verteilen entfällt. Die Dokumente sind mit Eingang digital verfügbar. Genau dort, wo sie von Ihren Mitarbeitern bearbeitet werden.
Direkt am Ziel statt auf dem Weg:
Faxe in Business Applikationen empfangen
Ob ERP oder CRM, Enterprise Content Management oder Dokumenten Management System; ob SAP, Microsoft oder Legacy; ob in der Cloud oder on-premises: Durch einen digitalen Fax-Workflow lassen sich eingehende Dokumente direkt in Ihrer Business Applikation empfangen. Manuelles Digitalisieren und Hochladen entfällt. Sie können Dokumente unmittelbar nach Eingang sichten, prüfen, freigeben, verknüpfen, archivieren, bearbeiten oder in Workflows einbinden.
Strukturiert statt unstrukturiert:
Eingehende Dokumente automatisiert verarbeiten
Ihre Geschäftspartner senden Ihnen Bestellungen und Rechnungen per Fax oder E-Mail? Mit Retarus Intelligent Document Processing kommen auch diese Dokumente so an, dass Ihr ERP-System sie automatisiert verarbeiten kann. Und so funktioniert’s: Wir nehmen die Dokumente für Sie entgegen, lesen die Daten mithilfe hochintelligenter Erkennungssoftware (OCR, ICR und IDR) aus, konvertieren sie ins Zielformat und übergeben sie – inklusive Original-Dokument fürs Archiv – an Ihre Systeme.
Ihr Vorteil durch einen digitalen Fax-Workflow:
Vorteil: Sie sparen sich die zeitintensive und fehleranfällige Eingabe von Auftrags- und Rechnungsdaten in Ihr ERP-System, der Automatisierungsgrad steigt, die Kosten sinken. Und das ohne Investitionen in Hard-/Software, ohne WebEDI-Portal und ohne, dass Sie Kunden und Lieferanten von neuen Übertragungswegen überzeugen müssen.
Übrigens: Wenn Sie Intelligent Document Processing von Retarus nutzen, verfügen Sie automatisch über einen vollwertigen EDI-Service. Sie können also jederzeit auch EDI-fähige Partner integrieren, ohne selbst eine EDI-Infrastruktur zu betreiben.
Ready for All-IP
Mit Retarus läuft Fax nicht über die VoIP-Infrastruktur Ihres TK-Providers, sondern direkt über die Retarus Rechenzentren. Diese sind redundant an mehrere Tier-1-Carrier angebunden, die Bandbreite ist beliebig skalierbar.
Verbindungsabbrüche oder fehlerhafte Seiten gehören mit Retarus der Vergangenheit an. Unabhängig davon, wie hoch das Fax-Volumen ist.
Jetzt Fax-Qualität in IP-Umgebungen sichern ›
Retarus Fax Services: Ihre Vorteile im Überblick
Nahtlose Integration
Ob ERP, CRM- oder Legacy-System, Microsoft 365 oder Google Workspace - dank offener Standards lassen sich Retarus Fax Services an Business-Applikationen oder Cloud-Anwendungen nahezu aller Hersteller anbinden. Zum Beispiel per Webservice via RESTful-API oder über Standard-Schnittstellen und Protokolle wie SMTP, SFTP und HTTPS.
OPEX statt CAPEX
Senken Sie Ihre Investitions- und Prozesskosten. Mit Fax as a Service lassen sich die Aufwände für Telefon- und Fax-Infrastrukturen, Fax-Server, Software, Updates, Administration und Wartung massiv reduzieren oder ganz eliminieren. Die Retarus Abrechnungs-Modelle setzen ausschließlich auf nutzungsbasierte Seiten- bzw. Paketpreise (Pay-per-use).
Enterprise Level SLAs
Ob internationaler Konzern, Mittelstand oder Startup – wählen Sie das Service Level Agreement, das den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens hinsichtlich Leistungsumfang, Support und Reaktionszeit am besten entspricht. Besondere Anforderungen, wie z. B. die ausschließliche Verarbeitung Ihrer Daten in einem speziellen Retarus Rechenzentrum sichern wir über individuelle SLA
OCR und Barcode-Erkennung
Dank Fax as a Service integrieren Sie Fax optimal und einfach in Ihre Workflows. Etwa indem Sie Informationen oder Barcodes eingehender Dokumente mit der Retarus OCR und Barcode-Erkennung auslesen und über individuelle Smart-Routing-Optionen regelbasierend vorsortieren, ablegen oder automatisiert weiterverarbeiten. Oder Sie versehen vollautomatisch ausgehende Fax-Aufträge mit Barcodes, um nachgelagerte Prozesse zu automatisieren.
Weltweiter Rufnummern-Service
Empfangen Sie Faxe überall auf der Welt mit lokalen Nummern. Retarus stellt auf allen Kontinenten Service- und Rufnummern für Sie bereit, die sich über das EAS-Portal bequem verwalten und zuweisen lassen. Auch die Portierung bestehender Fax-Eingangsnummern ist jederzeit möglich.
Want to keep your own fax numbers? With our specialized knowledge of SIP integrations, we can meet all of your requirements.
Monitoring und Analyse
Kontrollieren Sie den Status Ihrer Fax-Kommunikation zu jeder Zeit über Dashboards und detaillierte Reports im webbasierenden Retarus Enterprise Administration Services Portal. In Echtzeit oder nach frei definierbaren Zeiträumen. Sowohl für ausgehende, als auch für eingehende Faxe.
Langzeit-Archivierung
Halten Sie branchenspezifische oder gesetzliche Vorgaben konsequent ein. Mit der Retarus Langzeitarchivierung erfüllt Ihre Fax-Kommunikation höchste Anforderungen an Datensicherung und Datenintegrität.
Sicherheit und Compliance
Vertrauen Sie auf maximale Sicherheit. Die Retarus Enterprise Cloud mit seinen weltweit verteilten Rechenzentren erfüllt die strengsten landes- und branchenspezifischen Vorgaben hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit. Zum Beispiel BDSG, DSGVO, PCI-DSS oder HIPAA.
Papier in der Hand, Datei im Archiv
Sie benötigen Fax-Dokumente in Papierform? Kein Problem. Mit Retarus lassen sich eingehende Faxe automatisch auf jedem Netzwerkdrucker oder Multifunktionsgerät ausgeben. Parallel liegen Ihnen diese Dokumente digital vor: bereit für die Archivierung oder andere nachgelagerte Prozesse.
Global und hochverfügbar
Digitalisierung mit Retarus in der Praxis
Jetzt Aufwand reduzieren und Prozesse optimieren
Erfahren Sie, wie sich der Dokumenten-Eingang in Ihrem Unternehmen optimieren lässt.
Unsere Experten beraten Sie gerne. Natürlich auch, wenn es um den Dokumenten-Versand geht.