EDI-Konsolidierung & EDI-Anbindung zu SAPNeuer Schwung für EDI-Systeme: Optibelt wechselt zu Retarus

Hoher Aufwand und enorme Kosten durch komplexe Infrastruktur

Die Arntz Optibelt Gruppe zählt zu den führenden Herstellern von Hochleistungs-Antriebsriemen weltweit. Optibelt-Produkte kommen im Maschinenbau,in der Automotive-Branche, im Landmaschinen-Sektor sowie in der Haushaltsgeräte-Industrie zum Einsatz. Das Unternehmen hat weltweit gut 2.300 Mitarbeiter und acht Produktionsstandorte in sechs Ländern.
Im Bereich Electronic Data Interchange (EDI) betreibt Optibelt eine im Laufe von zwanzig Jahren gewachsene Infrastruktur. Dazu zählen neben mehr als 200 teils hochkomplexen Prozessen unter anderem zahlreiche Anbindungen an namhafte Automobilhersteller sowie an internationale technische Händler. Bisher setzte das Unternehmen hierfür auf zwei EDI-Konverter verschiedener Anbieter sowie zusätzlich auf eine selbstentwickelte Lösung.

Konsolidierung auf einer Plattform

Insbesondere neue EDI-Anbindungen ließen sich mit den bestehenden Lösungen zuletzt nicht mehr umsetzen, da die dafür notwendigen immensen Ressourcen nicht zur Verfügung standen. Zu Einschränkungen kam es insbesondere bei den Konvertern: Gängige Formate, wie etwa der EDI-Datenübertragungsstandard ANSI X12 oder diverse XMLDerivate, ließen sich nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand und enormen Kosten abbilden.
In der Folge konnten technische Standardlösungen mit den vorhandenen Mitteln nur noch sehr rudimentär realisiert werden. Optibelt entschied sich daher für einen Wechsel zu einem Dienstleister für Managed Services, um EDI-Konverter künftig nicht mehr selbst betreiben zu müssen. Begünstigt wurde dieser Schritt dadurch, dass sich im gleichen Zeitraum auch eine Umstellung des ERP-Systems zugunsten des Marktführers SAP abzeichnete.

Zeitgleiche Migration nach SAP

In Sachen EDI fiel die Wahl nach einer eingehenden Prüfung auf die Managed Services von Retarus. Damit war es nun möglich, die verschiedenen und zuvor selbst betriebenen Systeme bei einem externen Dienstleister zu konsolidieren. Eine besondere Herausforderung stellte zunächst die Neuterminierung des SAP-Starttermins bei Optibelt dar. Daher haben die Projektverantwortlichen von Optibelt und Retarus frühzeitig beschlossen, auf eine agile Projektmanagement-Methode zu wechseln. Diese orientierte sich eng an den Anforderungen der ERP-Einführung.
Besonders positiv wirkte sich dabei aus, dass bei der Migration bestehender Prozesse die jeweiligen SAP-Anforderungen bereits als Vorlage für die Datenaustauschformate zwischen Retarus und Optibelt berücksichtigt werden konnten.

Schnellere Anbindung von Neukunden und höhere Effizienz durch Automatisierung

Bereits parallel zur Migration ließen sich problemlos zusätzliche Anbindungen strategischer Partner vornehmen. Im laufenden Betrieb des neuen EDI Services erfolgt nun auch die Neukundenanbindung signifikant schneller. Vor dem Wechsel zu Retarus konnten Kunden und externe Kommunikationspartner aufgrund begrenzter technischer und organisatorischer Ressourcen vereinzelt nur mit Verzögerung angebunden werden.
Dank der nun einheitlichen Cloud EDI Integration von Retarus profitiert Optibelt zudem von einer höheren Effizienz bei der papierlosen Verwaltung von Lieferplänen sowie von deutlich verbesserten Benachrichtigungsmechanismen im Auftragswesen. Auch die Gutschriften-Abwicklung von Großkunden wurde durch die neuen Prozessabläufe erleichtert.

Zügige Umsetzung branchenspezifischer Standards

„Die effiziente und saubere Implementierung überzeugte nicht nur uns, sondern auch unsere Geschäftspartner“, fasst Alexander Grothe, Teamleiter eCommerce bei Optibelt, das EDI-Projekt zusammen. „Insbesondere die zügige Umsetzung von branchenspezifischen Standards, wie etwa VDA 4938, stieß bei unseren Kunden aus dem Automotive-Sektor auf ein sehr positives Echo. Ein großer Automobilhersteller hob dabei ausdrücklich die schnellen Reaktionszeiten und die generelle Expertise des Retarus-Teams hervor“.

Einführung von Retarus Long Term Archiving geplant