SAP Fax Service Honda vertraut auf Retarus Faxolution for SAP

Hohe Last in Spitzenzeiten

Der Versand tausender Abbuchungs-Avise täglich an europäische Händler stellte das SAP Customer Competence Center der Honda Motor Europe (North) GmbH vor einige Probleme. Der Versand erfolgt per Telefax direkt aus dem SAP-System. Für die Händler ist es wichtig, dass die Abbuchungen rechtzeitig avisiert und in Einzelpositionen aufgelöst werden. Die eigenen Fax-Server waren in Spitzenzeiten oft überlastet, es kam zu erheblichen Verzögerungen bei der Übertragung. Lange Wartezeiten waren die Folge.

Reibungslos mit Händlern kommunizieren, Kosten senken

Die hohe Bedeutung, die der pünktliche Fax-Versand aus SAP für die Händlerkommunikation bei Honda hat, verlangte nach einer Alternative. Auch die Kostensituation sollte verbessert werden, denn die Avise aller Niederlassungen in Europa wurden zentral aus dem deutschen Telefonnetz versandt. Die Übertragungskosten für den internationalen Fax-Versand konnten durch Least-Cost-Routing nicht reduziert werden. Außerdem wollte man rechtliche Entwicklungen zum Versand verbindlicher Geschäftskorrespondenz berücksichtigen, für den Fall, dass Avise künftig per E-Mail versendet werden können.
Die Einrichtung dedizierter Fax-Server kam daher nicht in Frage, da sie mit einer möglichen Umstellung auf E-Mail überflüssig würden. Die notwendige Flexibilität konnte nur ein Managed Fax Service bieten, mit dem sich der hohe organisatorische und administrative Aufwand vermeiden lässt. Honda entschied sich für Retarus Faxolution for SAP, den weltweit führenden Managed Service mit SAP-zertifizierter Schnittstelle.

Erfolgreiche Implementierung trotz hoher Sicherheitsanforderungen

Um die hohen Sicherheitsanforderungen von Honda zu erfüllen, konfigurierten die Security-Experten von Retarus gemeinsam mit den Technikern von Honda Firewall, Router und VPN (Virtual Private Network). Die Konfiguration des Fax Services erwies in einer 30-tägigen Testphase die nötige Sicherheit und einen stabilen Fax-Versand, ehe sie von Honda für alle europäischen Niederlassungen eingeführt wurde.

Vermeidung von Kapazitätsengpässen

Die in den angeschlossenen europäischen Honda-Niederlassungen erzeugten Belege werden digital an die redundant ausgelegten Retarus-Rechenzentren übertragen. Dank hocheffizientem Carrier-Management und der Retarus NeverBusy-Technologie treten auch dann keine Kapazitätsengpässe auf, wenn Batch-Jobs mit mehreren tausend Fax-Seiten aus SAP versendet werden. Die erfolgreiche Zustellung der Faxe wird automatisch direkt in das SAP-System zurück gemeldet.

Absolute Kostentransparenz und beliebige Skalierbarkeit

Anfallende Kosten sind für Honda vollständig transparent: Neben einer festen Service-Pauschale werden lediglich erfolgreich übermittelte Fax-Seiten berechnet. Dank monatlichem Reporting lassen sich die Betriebskosten exakt erfassen und den betreffenden Länderorganisationen zuordnen. Fax-Hardware wird nicht mehr benötigt, Kosten für Wartung und Administration entfallen. Faxolution for SAP ist jederzeit flexibel skalierbar, um zusätzliche Volumina problemlos zu bewältigen.

Unicode ready

Honda hat sich auch deshalb für Retarus entschieden, weil Faxolution for SAP als weltweit einziger Fax-Service mit dem Gütesiegel „Unicode ready“ der SAP AG ausgezeichnet ist. Für Honda bedeutet das: Vereinfachung des internationalen Datenaustausches und korrekte Darstellung von Dokumenten in allen Sprachen.

Entlastung der IT und weiterer Ausbau der Partnerschaft

Der reibungslose Belegversand per Fax ist für die Honda Motor Europe (North) GmbH von zentraler Bedeutung. Der Einsatz von Retarus Faxolution for SAP zeigt, wie IT-Abteilungen in Unternehmen sinnvoll und mit geringem Aufwand entlastet werden können. Von der Planung über die Implementation bis hin zum Produktivbetrieb erwies sich das gesamte Projekt als erfolgreich. So erfolgreich, dass Honda und Retarus ihre Kooperation konsequent weiter ausbauen werden.