Cloud EDI IntegrationMehr Dampf für die Business Integration: Sensorexperte Leuze vertraut auf Services von Retarus

Leistungsfähigerer EDI-Anbieter gesucht

Die Leuze electronic Deutschland GmbH + Co. KG ist ein internationaler Sensorexperte in der Automatisierungstechnik. Das Produktportfolio der „Sensor People“ umfasst schaltende und messende Sensoren, Identifikationssysteme sowie Lösungen für die Datenübertragung und Bildverarbeitung. Darüber hinaus bietet Leuze Komponenten, Services und Lösungen für die Arbeitssicherheit. Fokusindustrien sind Intralogistik und Verpackungsindustrie, der Bereich Werkzeugmaschinen, die Auto­mobil­industrie sowie Labor Automation. Leuze beschäftigt weltweit aktuell rund 1.500 Mitarbeiter und vertreibt seine Produkte über 21 eigene Vertriebsgesellschaften sowie mehr als 40 internationale Distributoren.

Auf der Suche nach einem neuen EDI-Anbieter entschied sich Leuze für Retarus. Die Entscheidung zugunsten von Retarus fiel dabei aufgrund von dessen Branchenerfahrung, Flexibilität und Geschwindigkeit der Lösung, des überzeugenden Preis-Leistungs­ver­hältnisses sowie des stimmigen Gesamtkonzepts. Ein weiterer Aspekt war, dass Retarus über EDI hinaus noch weitere Lösungen im Angebot hat, die für Leuze von Interesse sind.

100 Kunden, 500 Prozess-Strecken per EDI

Retarus hat sich gemeinsam mit Leuze einiges vorgenommen: Insgesamt sollen bis Ende des Jahres per EDI 100 Kunden angebunden und 500 Prozess-Strecken / fünf Unternehmensprozesse abgebildet werden. Zum Start wurden etwa 50 besonders priorisierte EDI-Strecken umgesetzt. Ein erklärtes Ziel ist es, Kunden neben dem Leuze Online Shop einen weiteren digitalen Vertriebskanal anzubieten.

Retarus bietet seit über 25 Jahren EDI-Lösungen an und betreibt dabei die Infrastruktur mit selbstentwickelter Software im Münchner State-of-the-Art-Rechenzentrum. Als EDI Service Provider übernimmt Retarus für seine Kunden die gesamte technische Abstimmung mit deren Geschäftspartnern. Die zuständigen Service-Spezialisten sitzen in München, Erfurt, Mailand oder Timisoara. Hoch spezialisierte EDI Implementation Engineers erstellen termingerecht Daten-Mappings – unabhängig von Branche, Geschäftsprozess, Format oder Protokoll.

Go-live strikt im Zeit- und Budgetplan

Nach einem sechsmonatigen Auswahlprozess wurde das EDI-Implementierungsprojekt bei Leuze im Oktober 2022 gestartet. Das Go-live erfolgte im ersten Quartal 2023, wobei Retarus den Zeit- und Budgetplan strikt einhalten konnte. Bis Ende 2023 wurden bereits alle großen Autobauer angebunden und 400 EDI-Strecken in das System integriert. Konkret wurde hier mit über 50 Kunden und 130 zugesagten Kundennummern ein Umsatz von über 10 Millionen Euro erfolgreich auf EDI umgestellt.

Dank der gezielten Rationalisierung der Auftragsabwicklung werden heute 5.000 Aufträge mit durchschnittlich 13.000 Artikeln in nur zehn Minuten bearbeitet. Die Softwarelösung für Auftragsänderungen macht etliche repetitive „Standardaufgaben“ im ERP-System überflüssig. Leuze wird nun täglich frühzeitig per E-Mail über alle Umplanungen informiert. Zum Vergleich: Vor der EDI-Einführung vergingen da gern auch mal zehn Tage.

Überdies wurde durch Einführung einer klaren Handlungs-/Reaktionskette für den Bestellprozess im Zuge der Einführung internes Know-how aufgebaut. Ergänzend werden EDI-Nachrichten nun zwecks besserer Wiederauffindbarkeit zusätzlich als menschenlesbare PDF-Dateien gespeichert. Neue EDI-Anforderungen kann Leuze mit Unterstützung der Retarus-Experten innerhalb weniger Tage erfolgreich umsetzen.

E-Invoicing

Leuze ist aktuell in 22 Ländern weltweit tätig. In vielen davon ist die elektronische Rechnungsstellung bereits vorgeschrieben oder wird in Kürze verpflichtend. Nach den guten Erfahrungen aus dem EDI-Projekt entschied sich Leuze im Oktober 2023 daher auch beim E-Invoicing für Retarus.

Dem ging ein sorgfältiger Auswahlprozess voraus, bei dem mehrere Lösungsanbieter in Betracht gezogen wurden. Im Zuge dessen wurden diverse strategische Szenarien analysiert, darunter Eigenbetrieb, unterschiedliche Dienstleister je Land oder ein globaler Anbieter. Bei der Auswahl des Lösungsanbieters standen klare Kriterien im Vordergrund: Globale Abdeckung und Kostentransparenz, schnelle Implementierung und Zuverlässigkeit, Integration über EDI, Datensicherheit und Serviceverfügbarkeit wurden ebenso berücksichtigt wie ein durchdachter Rollout-Plan.

Mit Retarus E-Invoicing fiel die Entscheidung schließlich auf einen vollständig gemanagten Service, der ERP-Standardschnittstellen für den Rechnungsaustausch nutzt. Dadurch sind keine zusätzlichen Workflow-Anpassungen notwendig. Der Lösungspartner kümmert sich um die länderspezifischen Invoice-Mappings und berät kontinuierlich zu lokalen Anforderungen. Dank dieser strategischen Ausrichtung erfüllt Leuze nicht nur die gesetzlichen Anforderungen in den verschiedenen Ländern wie aktuell etwa Südkorea, Italien und Polen, sondern kann darüber hinaus effizientere und standardisierte Prozesse implementieren.

Optimierung der geschäftskritischen Supply Chain

Leuze profitiert mit der Retarus Cloud EDI Integration von der effizienten und transaktionssicheren Anbindung seiner Geschäftspartner und optimiert auf diese Weise seine geschäftskritische Supply Chain. Die EDI-Experten von Retarus unterstützen mit Beratung und persönlicher Betreuung und stellen eine termintreue Umsetzung innerhalb des EU-Rechtsraums sicher. Entwicklung, QA, Betrieb und Support laufen in-house, der EDI-Dienstleister ist somit auch außerhalb von Release-Zyklen bei Bedarf ad-hoc handlungsfähig.

Die EDI-Services von Retarus decken alle wichtigen internationalen Anforderungen ab. Neuerungen und Änderungen werden kontinuierlich implementiert und Spezialformate bei Bedarf unterstützt. Der Betrieb aus auditierbaren Rechenzentren bietet ein Höchstmaß an Transparenz hinsichtlich Security und Prozesssicherheit. Über die EDI Conversion hinaus gibt es flankierende Zusatzdienste wie Signing Service, Archiving Service, Validation Service, File Transfer Service, Intelligent Document Processing sowie Reporting.

Partnerschaft wird ausgebaut

Nach Abschluss der Migration aller bereits bestehenden EDI-Anbindungen zu Retarus soll die Lösung in den kommenden Jahren auch bei weiteren Landesgesellschaften und im Einkauf ausgerollt werden. Überdies will Leuze die IDP-Lösung (Intelligent Document Processing) von Retarus kurzfristig in zunächst sechs Ländern einführen, um den Bestelleingang zu beschleunigen und Eingabefehler zu minimieren.