Schutz von Patientendaten mit cloudbasierten HIPAA-konformen Fax Services
Unternehmen, die personenbezogene Gesundheitsdaten versenden, empfangen und speichern, müssen etliche Vorschriften einhalten. Eine besonders wichtige und weitreichende davon ist HIPAA in den USA.
Was ist HIPAA?
HIPAA, der Health Insurance Portability and Accountability Act von 1996, regelt, welche Maßnahmen Unternehmen durchführen müssen, um Datenschutz und Sicherheit einzelner Gesundheitsakten und sowie identifizierende Informationen zu schützen. Die Verordnung bestimmt, wie Akten mit Patientendaten erstellt, gespeichert und übertragen werden. Dabei ist die Sicherheit der Datenübertragung ein entscheidender Aspekt.
Warum sind HIPAA-konforme Faxe von Bedeutung?
Da HIPAA die Sicherheit personenbezogener Patientendaten bei der Übertragung und Speicherung regelt, müssen alle übertragenen und gespeicherten Daten streng überwacht, protokolliert und regelmäßig auf Konformität überprüft werden. HIPAA-Verstöße können nicht nur zu hohen Konventionalstrafen und Bußgeldern führen, sondern auch das Vertrauen von Patienten in das Unternehmen negativ beeinflussen.
Herkömmliche Faxnachrichten weisen mehrere Unzulänglichkeiten auf, die eine HIPAA-Konformität erschweren. Häufige Fehler wie Faxe ohne Deckblätter, falsche Faxnummern oder versehentlich weggeworfene Papierfaxe können hohe Kosten verursachen.
Im Allgemeinen legt HIPAA fest, welche Einrichtungen an die Verordnung gebunden sind, welche Daten abgedeckt sind und welche Vorsichtsmaßnahmen ein Anbieter durchführen muss, um den Schutz von Patientendaten sicherzustellen.
Allgemeine Regeln
„Als modernes Krankenhaus sind wir bei der Kommunikation von Patientendaten auf Faxe angewiesen, daher sind Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit für uns von entscheidender Bedeutung. Wir haben vom Wechsel zu Retarus ausschließlich profitiert und seitdem keine Ausfallzeiten mehr gehabt. Außerdem ist unsere Effizienz gestiegen, und das bei geringeren Ausgaben.“
Sam Murema, IT-Spezialist, Malo Ambulatory Surgery Center
Konventionalstrafen/Bußgelder
HIPAA-Verstöße können zu erheblichen Strafzahlungen führen. Abhängig vom Ausmaß der Schuldhaftigkeit können HIPAA-Verstöße zu Konventionalstrafen von 117 US-Dollar bis mehr als 58.000 US-Dollar pro Akte führen, gedeckelt auf 1,71 Millionen Dollar pro Jahr. 2
Patientenvertrauen
HIPAA-Verstöße können sich äußerst negativ auf das Vertrauen von Patienten auswirken. Wenn Unternehmen, die Patientendaten verwalten, HIPAA-Vorschriften missachten, kann es passieren, dass Kunden dem Unternehmen das Vertrauen entziehen.
HIPAA-Konformitätskategorien
Administrative Sicherheitsmaßnahmen
Administrative Sicherheitsmaßnahmen decken die Richtlinien, Verfahren, Schulung von Mitarbeitern und Zuweisung von Verantwortlichkeiten in Bezug auf die HIPAA-Konformität ab. Dazu zählen:
- Sicherheitsmanagementprozess
- Sicherheitspersonal
- Zugriff auf Daten
- Audit-Kontrollen
- Mitarbeiterschulung und Personalführung
- Evaluierung
Physische Sicherheitsmaßnahmen
HIPAA-Konformität schreibt verschiedene Maßnahmen in Bezug auf physische Zugangsbeschränkungen zum Schutz von elektronischen Patientendaten unabhängig vom jeweiligen Aufbewahrungsort vor. Diese Sicherheitsmaßnahmen umfassen:
- Zugang zu Räumen/Einrichtungen und entsprechende Kontrolle
- Sicherheit von Arbeitsplätzen und Geräten
- Sicherheitsmaßnahmen im Rechenzentrum
- Zugriffseinschränkungen für Mitarbeiterdaten
Technische Sicherheitsmaßnahmen
Außerdem sind technische Sicherheitsmaßnahmen erforderlich, um sicherzustellen, dass digitale Gesundheitsdaten nicht offen gelegt werden oder von unbefugten Personen eingesehen werden können. Dazu zählen:
- Zugriffskontrolle
- Integritätskontrollen
- Übertragungssicherheit
- Datensicherheit und -konformität
Herkömmliches Fax im Vergleich zu Cloud Fax
| Herkömmliches Fax (Papierfaxgeräte) |
Cloud Fax | |
|---|---|---|
| Schutz von Metadaten | Faxmetadaten im Speicher des Faxgeräts sind nicht verschlüsselt und somit ungeschützt. Wenn eine unbefugte Person darauf zugreift, verstößt der Anbieter gegen die physischen HIPAA-Sicherheitsmaßnahmen zur Sicherheit von Arbeitsplätzen und Geräten. | Übertragungssicherheit
Datenverschlüsselung
|
| Zugriffskontrollen | Papierfaxe, die unbeaufsichtigt auf Faxgeräten verbleiben, können von unbefugten Personen eingesehen oder mitgenommen werden. Dies verstößt gegen die technischen HIPAA-Sicherheitsmaßnahmen im Bereich der Zugriffskontrolle sowie gegen physische Sicherheitsmaßnahmen, die den Zugang zu Räumen oder Einrichtungen regeln. | Cloud Fax ermöglicht Schutzmaßnahmen für den Zugriff auf Patientendaten, wie z. B. Rollenzuweisung, Zugriffsverwaltung und -überprüfung sowie Kontoänderungen, sodass Personalwechsel seitens des Anbieters umgehend zu geänderten Zugriffsrechten für Patientendaten führen. |
| Audit-Kontrollen | HIPAA-konforme Faxe erfordern, dass die beteiligten Einrichtungen protokollieren, wer Patientendaten für die Patientenversorgung liest und nutzt. Für Papierfaxe müssen manuelle Audit-Protokolle erstellt, gepflegt und überprüft werden, um die Einhaltung der technischen Sicherheitsmaßnahmen für Kontrollprüfungen sicherzustellen. | Cloud Fax bietet Anbietern die Möglichkeit, zum Nachweis der HIPAA-Konformität sichere, bestätigte Audit-Protokolle zu erstellen. Die Plattformen bieten auch eine Protokollierungsfunktion für die Überwachung von Faxen, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich gesendet und empfangen wurden, sowie die Möglichkeit der Erteilung von Berechtigungen für den Zugriff auf sensible Gesundheitsdaten. |
| Risk of Manual Entry Errors | Wird ein Fax an die falsche Nummer gesendet, verstößt der Absender gegen die administrativen HIPAA-Sicherheitsmaßnahmen für den Datenzugriff – selbst bei einem unverschuldeten Fehler. | Da die Faxnummern in einem zentralen System hinterlegt sind, besteht kein Risiko, dass vertrauliche Informationen versehentlich an falsche Empfänger gesendet werden. |
| Archivierung | Dokumente, die nicht gemäß HIPAA-zugelassenen Prozessen ordnungsgemäß vernichtet werden, bilden eine Schwachstelle beim Anbieter und verstoßen daher gegen Datenzugriffs- und Datenintegritätskontrollen. | Langfristige elektronische Archivierungsprotokolle machen ein physisches Archivieren, Schützen und Vernichten von Patientendaten überflüssig; so können Anbieter selbst die strengsten Anforderungen an die Datensicherheit- und -integrität erfüllen. |
Retarus Cloud Fax Services
HIPAA-Konformität ist eine komplexe Anforderung. Um die Sicherheit von Patientendaten bei der Erstellung, Übertragung und Speicherung zu gewährleisten, sind entsprechende Strukturen, Ressourcen und Überwachungsmaßnahmen zur Sicherstellung der Datenintegrität und -sicherheit erforderlich.
Diese Bedenken sollten Gesundheitsdienstleiter jedoch nicht davon abhalten, die Vorteile von Cloud Fax zu nutzen. Mit einem HIPAA-konformen Cloud Fax-Anbieter können Unternehmen im Gesundheitswesen durch bessere Kontrollen, Verschlüsselung und Audit-Funktionen ihre Konformität erheblich verbessern.
Cloud Fax bietet im Vergleich zu herkömmlichen Faxen zahlreiche Vorteile, wie z. B. geringere Kosten, einfache Skalierbarkeit, unkomplizierte Datenspeicherung usw. Retarus Cloud Fax Services nutzen die Retarus Messaging Platform und die zugehörigen Rechenzentren in vollem Umfang, um Unternehmen jeder Größe im Gesundheitswesen qualitativ hochwertige Faxfunktionen zur Verfügung zu stellen. Mit den Retarus Cloud Fax Services können Sie Kosten kontrollieren, Dienstleistungen verbessern und das Risiko von Verstößen gegen HIPAA und andere Vorschriften verringern.
Weitere interessante Themen:
Digitalisierung eingehender Faxdokumente
Sichere Übertragung von Laborergebnissen
Unbeaufsichtigte Faxgeräte
Papierfaxe, die unbeaufsichtigt auf Faxgeräten verbleiben, können von unbefugten Personen eingesehen oder mitgenommen werden. Dies verstößt gegen die technischen HIPAA-Sicherheitsmaßnahmen im Bereich der Zugriffskontrolle sowie gegen physische Sicherheitsmaßnahmen, die den Zugang zu Räumen oder Einrichtungen regeln.
Fehlen von detaillierten Audit-Protokollen
HIPAA-konforme Faxe erfordern, dass die beteiligten Einrichtungen protokollieren, wer Patientendaten für die Patientenversorgung liest und nutzt. Für Papierfaxe müssen manuelle Audit-Protokolle erstellt, gepflegt und überprüft werden, um die Einhaltung der technischen Sicherheitsmaßnahmen für Kontrollprüfungen sicherzustellen.
Falsche Faxnummern
Wird ein Fax an die falsche Nummer gesendet, verstößt der Absender gegen die administrativen HIPAA-Sicherheitsmaßnahmen für den Datenzugriff – selbst bei einem unverschuldeten Fehler.
Weitere Informationen zu den Vorteilen von Retarus:
1 https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/security/laws-regulations/index.html
2 https://www.hipaajournal.com/hhs-increases-civil-monetary-penalties-for-hipaa-violations-2019-inflation/