Email Security und Domain-Reputation Retarus schützt für europäischen Verband 100.000 Postfächer in 7.000 Subdomains

Komplexe Anforderungen durch gesetzliche Vorgaben

Die Verbandsmitglieder sind über zahlreiche Standorte verteilt und können ihren lokalen E-Mail-Dienstleister jeweils frei wählen. Dieses heterogene Konstrukt stellte die 400 Mitarbeiter des internen IT-Dienstleisters aufgrund der strengen gesetzlichen Auflagen für sicheren Informationsaustauschs in dem stark reglementierten Berufszweig vor eine echte Herausforderung. Beim Support für Kommunikationsdienstleistungen und E-Mail-Sicherheit liegt der Fokus vor allem auf dem Kontakt mit Klienten, der Kommunikation mit Behörden wie der öffentlichen Verwaltung sowie mit Banken, Versicherungen und dem Immobiliensektor. Angesichts der wachsenden Bedrohung durch Cyberangriffe suchte der Verband eine robuste und zentralisierte Lösung, um die Sicherheit des gesamten Netzwerks zu gewährleisten.

Zentralisierte Lösung für mehr Effizienz und Sicherheit

Die IT-Tochter wollte eine standardisierte und dem neuesten Stand der Cybersecurity entsprechende Lösung implementieren, um ein einheitlich hohes Schutzniveau über das gesamte Ökosystem hinweg zu gewährleisten. Die Lösung sollte einerseits den E-Mail-Verkehr aller Standorte zentral absichern und effizienter verwalten und andererseits den teils speziellen Anforderungen der einzelnen Mitglieder bezüglich granularer Konfigurationen auf Domain-, Standort- oder gar Benutzerebene genügen.

Da der Vertrag mit dem bisherigen Sicherheitsanbieter auslief, begann die Suche nach einer geeigneten Alternative. Dabei wurden Rahmen eines umfassenden Auswahlprozesses die Lösungen aller führenden Anbieter für E-Mail-Security aus der Cloud verglichen.

„Adress Rewriting“ und Datensouveränität

Im anschließenden Proof-of-Concept kristallisierte sich heraus, dass von den geprüften Anbietern nur Retarus die Komplexität und die besonderen Compliance-Herausforderungen des Projekts stemmen konnte. Speziell das Umschreiben der Domains boten weder andere E-Mail-Security-Hersteller noch Microsoft als E-Mail-Provider in der gewünschten Form (Microsoft 365 erlaubt nur eine Instanz pro Domäne).

Außerdem wollten die Verantwortlichen einen Anbieter, der echte Datensouveränität garantieren kann – nicht nur mit Rechenzentren, sondern auch mit rechtlichem Hauptsitz in der EU. Nur so lassen sich aus Sicht der Berufsvereinigung alle regulatorischen Vorgaben erfüllen und die sensiblen Daten der angeschlossenen Büros und Standorte hinreichend schützen.

Ein weiteres ausschlaggebendes Kriterium war eine möglichst transparente Preisgestaltung der Dienste. Der interne IT-Dienstleister möchte seinen Kunden die Sicherheitslösungen nach einem einfachen und einheitlichen Preisschema anbieten, das auf der Abrechnung nach Postfächern basiert.

Kontrolle und Transparenz über gesamte Infrastruktur

Das Secure Email Gateway von Retarus bringt für den Verband und seine IT-Tochter zahlreiche Vorteile mit sich. Zuvorderst die zentrale Kontrolle über sämtlichen E-Mail-Verkehr, unabhängig von der Größe und geografischen Lage der einzelnen Mitglieder-Standorte.
Über das zentrale Retarus-Administrationsportal myEAS hat der interne IT-Dienstleister nun eine ebenso transparente wie datenschutzkonforme Sicht auf alle E-Mail-Aktivitäten, was insbesondere aufgrund der übermittelten sensiblen Daten und der strengen regulatorischen Anforderungen von entscheidender Bedeutung ist.

Bereits während der Implementierung überzeugte Retarus mit wertvoller persönlicher Expertise und Unterstützung. Das beauftragte Expertenteam war sich der Komplexität der Anforderungen bewusst und konnte diese während des gesamten Projektes erfolgreich und in enger Abstimmung mit dem Kunden adressieren. Ein SLA mit anspruchsvollen Service Level Objectives und ein effizientes Service-Management garantieren, dass auch während des laufenden Betriebs wichtige Support-Anliegen immer priorisiert und schnell bearbeitet werden.

Punkten kann Retarus ferner mit seiner Erfahrung bei der effektiven Verwaltung komplexer Multi-Domain-Projekte. Dank maßgeschneiderter Filter und Funktionen auch für ausgehende Nachrichten ließ sich nicht nur deren Sicherheit erhöhen, sondern überdies die Effizienz und Reputation des Verbands stärken. Beim Einrichten neuer Domains unterstützt Retarus laufend mit seiner Expertise rund ums Reputation Management, etwa bei Standards wie SPF, DKIM und DMARC.