Cloudificación de los servidores de fax internos Banco internacional con sede en EE.UU. confía en Retarus

Situación de partida

Cloudificación de las funciones críticas del fax

La entidad bancaria ha trabajado con Retarus desde 2012, en un primer momento para digitalizar su fax transaccional desde las aplicaciones. El proveedor anterior no podía satisfacer sus necesidades de recuperación en caso de crisis. Gracias a los estrictos estándares de Retarus en materia de centros de datos y continuidad de negocio, y tras superar una exhaustiva auditoría, la empresa financiera migró el tráfico de aplicaciones desde su proveedor anterior a Retarus, alcanzando una media de 1,7 millones de páginas al mes. Después de haber gestionado con éxito este tráfico durante más de una década, y tras haber lanzado, desde entonces, múltiples proyectos complejos de integración de fax dentro de la organización, la entidad bancaria ha decidido ahora digitalizar aún más sus procesos de fax en toda su red de banca comercial. Se trata de aproximadamente 12.000 sucursales con 47.000 empleados que procesan una variedad de documentos, críticos para el negocio y muy sensibles en cuanto a los tiempos de tramitación, como pueden ser las confirmaciones de contratos, los extractos bancarios, las solicitudes de préstamos y los movimientos de cuentas en las sucursales.

Objetivo

La sustitución de los servidores de fax internos reduce la complejidad y los costes

El banco consideró fundamental abandonar los servidores de fax internos gestionados por el proveedor anterior. Más allá del elevado coste de mantenimiento de los servidores, los problemas de fiabilidad, la capacidad de entrega y el tiempo de inactividad fueron factores determinantes en la decisión de trasladar su sistema de fax a una solución en la nube genuinamente empresarial, que pudiera garantizar una escalabilidad total y una alta disponibilidad. Por tanto, la entidad necesitaba migrar múltiples sistemas e interfaces heredados, además de los dispositivos multifunción en uso en cada una de las 12.000 sucursales, lo que también supuso portar casi 5.000 números de fax. A su vez, el banco contaba con múltiples integraciones entre departamentos, como SMTP, SFTP y SOAP/REST. Debido a la confidencialidad de los datos gestionados, la solución también tenía que cumplir íntegramente tanto la normativa específica del sector bancario como las políticas de la empresa.

Retos

Una iniciativa global que requería una implementación precisa

En el sector bancario es necesario cumplir requisitos específicos para satisfacer las normativas propias de la industria. A fin de garantizar que la solución pudiera cubrir todas las necesidades del banco, Retarus –que cuenta con una dilatada experiencia en el sector– sometió sus centros de datos y los procesos de la empresa a una exhaustiva auditoría que permitió validar todos los aspectos: desde la seguridad de IT y la continuidad del negocio o la recuperación tras desastres, hasta la preparación ante pandemias o el cumplimiento de las normativas y las certificaciones del sector. Al ser una iniciativa global y tener que cloudificar 12.000 sucursales individuales, resultaba fundamental que la migración fuera fluida y sin interrupciones. La banca comercial siguió funcionando a pleno rendimiento durante todo el proyecto. Por otra parte, la entidad optó por conservar sus números de fax actuales, por lo cual fue necesario portar 5.000 números a Retarus.

La solución de Retarus permitió conectar a los empleados de las sucursales con la nube, mediante su solución de fax de escritorio, y sustituyó los costosos servidores de fax in situ, cloudificando así con éxito la infraestructura de fax del banco. De este modo, la organización –y las consiguientes sucursales bancarias comerciales– pudieron automatizar numerosos flujos de trabajo críticos. Al añadir el reconocimiento de códigos de barras para el fax entrante y la división inteligente de documentos, se aumenta la seguridad, la velocidad y la precisión. En conformidad con las legislaciones Sarbanes-Oxley y Gramm-Leach-Bliley, estándares de seguridad como PCI-DSS, SOC 1/SOC 2 y otras regulaciones internacionales, Retarus proporciona una solución de fax probada que no sólo satisface las necesidades definidas por los bancos, sino que también dispone de sólidas funciones de auditoría y transparencia de las transacciones. Por último, la cloudificación de los servidores de fax redujo considerablemente los costes. La entidad suprimió todos los gastos asociados a mantenimiento, hardware y software. El modelo de «pago por uso» de Retarus garantiza que cada sucursal sólo tenga que pagar por lo que realmente utiliza.

Retarus acompaña a esta corporación bancaria, líder en el mercado mundial, en la cloudificación de sus servidores de fax internos y en la digitalización de sus envíos de fax desde aplicaciones y escritorios. El cambio a Retarus Cloud Fax Services aumentó la calidad del servicio gracias a una asistencia permanente y excepcional. La mejora de la velocidad, la fiabilidad y la calidad general de más de 2 millones de páginas de fax mensuales –en 12.000 sucursales de todo el mundo–, garantiza que el banco pueda responder en todo momento tanto a sus propias necesidades como a las de sus clientes. En su calidad de socio de confianza a largo plazo, el banco puede confiar plenamente en Retarus.