Proveedor sostenible de logística alimentaria envía faxes con Retarus, un partner de Telekom

Utilización de varios servidores de fax que requieren mucho mantenimiento

IFCO cuenta con existencias mundiales de más de 380 millones de envases reutilizables (Reusable Packaging Containers – RPC), que se utilizan cada año para 2 000 millones de entregas de frutas y verduras frescas, carne, aves de corral, productos pesqueros, huevos, pan y otros productos –desde los productores hasta el comercio minorista–. Los RPC de IFCO optimizan la cadena de suministro de los alimentos, ya que preservan la frescura y calidad de los productos, ahorran costes, reducen el deterioro de la mercancía y son más respetuosos con el medio ambiente que los envases desechables.

Los clientes pueden pedir los envases reutilizables por correo electrónico, por fax o a través de un sistema de pedido online propio de la empresa. Antes de cambiar a los servicios en la nube de Retarus, partner de Telekom, IFCO enviaba y recibía faxes a través de servidores y dispositivos de fax que requerían mucho mantenimiento.

Se buscaba un proveedor de servicios de fax en la nube que actúe a escala global

Entre los clientes y partners de IFCO se encuentran pequeñas explotaciones agrícolas que, en muchos casos, aún utilizan el fax para su comunicación y sus pedidos. Esto es aplicable especialmente a los clientes en Japón.

El cambio interno a Microsoft Teams para la telefonía en IFCO hizo necesaria una solución de fax complementaria. Al mismo tiempo, se pretendía sustituir el hardware de fax analógico en el curso de la digitalización, pero sin tener que alojar una solución de gestión de llamadas o fax. De ahí que IFCO buscara un proveedor de servicios de fax en la nube adecuado, que opere a escala global y al mismo tiempo tenga a disposición interlocutores locales.

A este respecto, el proveedor Telekom tenía en Retarus al partner adecuado, capaz de asumir y garantizar tanto una integración sencilla como la prestación de los servicios desde centros de datos locales.

Implementación ágil y formación de los empleados

Retarus Cloud Fax fue introducido en IFCO en Alemania a finales de junio de 2022, y solo unos pocos meses después, en septiembre de 2022, se implantó con éxito en Japón. La primera consulta de IFCO a Telekom se había planteado en marzo de 2022. Tras evaluar los parámetros técnicos y mantener intensas conversaciones, la solución de fax se implementó con éxito en apenas seis meses.

En el proceso, las versátiles API de Retarus facilitaron sustancialmente la implementación y la ejecución. Con un esfuerzo de formación reducido, al cabo de poco tiempo los empleados ya estaban capacitados para utilizar el nuevo servicio de fax. También se atendió el deseo de los departamentos de mantener los antiguos números: se desviaron de manera muy sencilla a Retarus para, de este modo, poder seguir siendo utilizados. Además, los empleados en Japón deseaban una solución de gestión de fax independiente, así que se desarrolló e implementó para ellos una especie de «CRM light».

Proceso de pedido eficiente y con alta disponibilidad para clientes de IFCO

La externalización del servicio de fax a Retarus, partner de Telekom, permite a IFCO ofrecer a sus clientes un servicio de fax con un alto grado de disponibilidad. A su vez, gracias al modelo de facturación de pago-por-uso, IFCO paga únicamente por las páginas de fax realmente enviadas y recibidas. A través del portal de administración myEAS, los administradores de IFCO mantienen en todo momento la perspectiva global y el control de los servicios utilizados.

La digitalización no solo ahorra papel, sino que posibilita unos procesos de pedido mucho más eficientes en general.

De cara al futuro está previsto también el envío de correo electrónico a través de Retarus

Los empleados de IFCO en Japón, Alemania y Suiza ya trabajan con éxito con la solución Cloud Fax de Retarus, partner de Telekom. El servicio se ha integrado a la perfección en su flujo de trabajo de correo electrónico. Permite redactar y enviar faxes como emails, y los faxes recibidos llegan como anexo en PDF. En un siguiente paso, IFCO implantará también Transactional Email para el envío de correo electrónico.