Mail to fax service Aigle optimise ses processus de commande

Faible efficacité, manque de flexibilité

Chaque mois, Aigle envoie plusieurs milliers de documents commerciaux tels que listes de colisage, étiquettes colis, commandes fournisseurs, commandes magasins par mail et par fax depuis son système ERP sur iSeries. Dans le passé, les spools bruts iSeries étaient transformés en PDF sans mise en forme puis envoyés via un serveur de fax ou par mail. Mais cette architecture fonctionnait mal : en particulier pour les fax qui n’étaient pas transmis de manière fiable aux boutiques et aux chaînes de grands magasins. Certaines commandes n’étaient pas correctement passées aux fournisseurs, ce qui désorganisait la production. De plus, il n’était pas possible d’enrichir les documents avec des éléments graphiques tels que codes-barres, logos, etc.

Aigle avait urgemment besoin d’une solution de gestion des éditions facile à paramétrer, capable d‘envoyer automatiquement des fax ou des mails en grande quantité et qui permette, soit d’agréger des informations provenant de plusieurs spools dans un même fax, soit d’éclater un spool en plusieurs fax (un par magasin par exemple). De plus, la solution devait être capable, sans modifier les fonds de page existants, de déterminer automatiquement si l’envoi se faisait par fax ou par mail, en fonction des informations disponibles dans le spool.

Managed Fax Service plus Output Management

Grâce au partenariat entre Retarus et Symtrax, Aigle dispose désormais d‘une solution parfaite. La combinaison des Managed Fax Services de Retarus et de la solution d’output management de Symtrax (Compleo) répond à toutes les exigences. Cette solution globale peut être mise en oeuvre facilement, sans bouleverser l’infrastructure informatique existante et en évitant l’utilisation du serveur de fax traditionnel. L’application est en mesure d’insérer des codes-barres, des étiquettes et des logos sur des fax et de les transmettre directement vers les infrastructures de Retarus qui procèdent à l’envoi. Les données sont automatiquement transmises aux centres de calcul de Retarus par mail.

Prêt à démarrer

La solution de Retarus et de Symtrax est immédiatement prête à l’emploi et s’administre de manière centralisée. Un reporting détaillé, des outils d‘analyse pertinents, sans oublier une facturation transparente, assurent pour Aigle une réelle valeur ajoutée pour l’ensemble de ses communications transactionnelles par fax.

L’optimisation d’autres processus envisagée

Expérience faite de l’intégration harmonieuse des communications par fax via un service géré de haute qualité, Aigle réfléchit actuellement à l‘optimisation d’autres processus commerciaux. L’intégration du SMS en est un exemple.