Un nouvel élan pour les systèmes EDI : Optibelt opte pour Retarus

Augmentation de la charge de travail et des coûts en raison de la complexité de l’infrastructure

Le groupe Arntz Optibelt est l’un des principaux fabricants de courroies d’entraînement dans le monde. Les produits Optibelt sont utilisés dans les secteurs de l’ingénierie mécanique, de l’automobile, du machinisme agricole ainsi que de l’électroménager. L’entreprise compte près de 2 000 employés et huit sites de production en Europe et en Asie.

En termes d’échange de données informatisé (EDI), Optibelt exploitait une infrastructure développée au cours des vingt dernières années. Celle-ci comportait plus de 200 processus différents, la majeure partie d’entre eux étant extrêmement complexes, y compris une multitude de connexions à des fabricants automobiles renommés et à des distributeurs techniques internationaux. Jusqu’à présent, l’entreprise n’avait eu recours qu’à deux convertisseurs EDI de différents fournisseurs pour ses besoins EDI, ainsi qu’à une solution conçue en interne.

Consolidation sur une seule plateforme

L’implémentation de nouvelles connexions EDI, en particulier, n’était plus possible avec les solutions existantes, car les ressources importantes requises n’étaient pas disponibles. Des restrictions liées notamment aux convertisseurs sont apparues : des formats courants, tels que le standard de transmission de données EDI ANSI X12 ou différentes dérivés XML, n’ont pu être mappés qu’en déployant des efforts disproportionnés et en occasionnant des coûts importants. Par conséquent, des solutions techniques standard ont uniquement pu être mises en place de manière extrêmement rudimentaire avec les moyens à la disposition de l’entreprise.

C’est pourquoi Optibelt a décidé d’opter pour un fournisseur spécialisé dans les services gérés, afin de ne plus avoir à exécuter ses propres convertisseurs EDI. Ce choix a également été motivé par le fait qu’au cours de la même période, nous avons décidé d’intégrer le système ERP de SAP, leader du marché.

Migration synchronisée vers SAP

Après une analyse approfondie, Optibelt a décidé d’opter pour les services de Retarus. Cela a permis à l’entreprise de consolider ses différents systèmes autogérés à l’aide d’un fournisseur de services externe.
Un défi particulier a toutefois dû être relevé : le report de la date de lancement de SAP à Optibelt. Par conséquent, les responsables du projet d’Optibelt et de Retarus ont choisi d’adopter une approche flexible dans le cadre de la gestion du projet. Celle-ci a été étroitement ajustée aux exigences du lancement de l’ERP. Cette approche a eu un autre effet positif : les exigences SAP pour la migration de chaque processus existant ont pu être directement prises en compte comme modèle pour les formats d’échange de données entre Retarus et Optibelt.

Accès plus rapide pour les nouveaux clients et efficacité accrue grâce à l’automatisation

Parallèlement à la migration, des connexions supplémentaires ont déjà pu être établies avec des partenaires stratégiques. Lorsque le nouveau système EDI est en cours de fonctionnement, il est désormais possible d’établir des connexions avec de nouveaux clients bien plus rapidement. Avant de passer à Retarus, il s’avérait parfois uniquement possible d’établir des connexions avec les clients et d’autres partenaires de communication externes après un long délai d’attente lié au manque de ressources techniques et organisationnelles.

Grâce au service Cloud EDI Integration de Retarus, Optibelt profite également d’une efficacité accrue due à une gestion informatisée des délais de livraison et d’améliorations considérables de ses mécanismes de notification dans le cadre des procédures de commande et d’approvisionnement. Par ailleurs, le traitement de notes de crédit de grands clients a également été simplifié.

Mise en œuvre rapide des normes propres au secteur

« La mise en œuvre efficace et ordonnée ne nous a pas seulement convaincus, elle a également conquis nos partenaires commerciaux, » c’est avec ces mots qu’Alexander Grothe, chef de l’équipe de commerce électronique, résume le projet EDI. « Notamment, la mise en œuvre sans délai des normes propres au secteur, telles que VDA 4938, a reçu un accueil très positif de nos clients du secteur de l’automobile. Un grand constructeur automobile a tenu à souligner la rapidité de réaction et l’expertise générale de l’équipe de Retarus. »

Mise en œuvre planifiée de l’archivage à long terme de Retarus

L’assistance de Retarus pendant toute la durée du projet, qui s’est déroulé sur plusieurs années, a également contribué à ce qu’Optibelt en tire une conclusion générale positive. Ainsi, en plus de l’intégration SAP, le projet suivant est déjà prévu. L’équipe dirigée par Alexander Grothe travaille actuellement à la mise en œuvre de l’archivage à long terme de Retarus. Ce service permet l’archivage sécurisé et fiable de toute la communication commerciale stratégique transmise via EDI. Retarus rend possible un archivage conforme à la loi dans plus de 50 pays.