Services fax et SMS : Une compagnie aérienne mise sur Retarus pour ses notifications par SMS

Cette compagnie aérienne opérant au niveau mondial emploie plus de 135 000 personnes et dessert plus de 230 destinations. L’entreprise dispose des exigences les plus strictes en matière de communication avec son personnel de bord, ses fournisseurs et ses partenaires. Afin d’y répondre, la compagnie de transport aérien s’appuie sur les services SMS commerciaux et de fax fournis par Retarus.

Situation initiale

Une large gamme d’équipements pour les services SMS commerciaux et de fax

Rien que dans l’un de ses hubs en Allemagne, la compagnie de transport aérien envoie et reçoit 140 000 pages de fax par mois. À peu près autant de SMS sont également envoyés via les services SMS commerciaux. Les employés peuvent envoyer et recevoir des fax et des notifications directement depuis et vers leur PC. Grâce à « crew fax », le service de fax dédié à l’équipage, les pilotes et le personnel de bord reçoivent les informations liées à leurs horaires de travail. Le fax est également utilisé par la compagnie aérienne pour réserver les chambres d’hôtel des équipages dans le monde entier. Les services SMS commerciaux de Retarus permettent au personnel du hub et des destinations internationales de recevoir directement les détails et mises à jour concernant les plans de vol et le personnel de bord sur leur téléphone portable. Au niveau du hub, 15 systèmes SAP génèrent des commandes, délais de livraison et confirmations de commande. Dans le cadre de sa migration vers le tout IP et Microsoft 365, le fournisseur de services informatiques de la compagnie a décidé d’externaliser la communication par fax et SMS et de mettre fin à l’infrastructure Kofax existante.

Objectif

Intégration étroite à Microsoft 365

La compagnie aérienne nécessitait une solution évolutive, capable de s’intégrer étroitement à Microsoft 365 et de faciliter une communication par fax et SMS fiable et ininterrompue dans le monde entier au sein de l’environnement tout IP de l’entreprise. Parallèlement, la compagnie aérienne cherchait à optimiser ses coûts opérationnels et à réduire les efforts liés à la maintenance et à la gestion de licences. Le système devait répondre à l’ensemble des exigences en matière de qualité et de transparence, disposer d’une fonctionnalité multi-clients pour permettre une répartition des coûts internes et être capable d’évoluer en toute flexibilité.

« Retarus a aidé le fournisseur de services informatiques de la compagnie aérienne à configurer et à exploiter parfaitement une solution évolutive et basée sur le cloud dédiée à la communication par fax et SMS via Microsoft 365 et SAP. Au cours du processus, nous avons mis en œuvre des exigences spécifiques à l’aviation telles que « crew fax », le service de fax dédié à l’équipage, et respecté en tous points les normes de qualité très strictes. »

Alex Dosch, Senior Vice President Sales & Marketing, retarus GmbH

Défis

Un fonctionnement flexible à l’échelle mondiale

Une compagnie aérienne desservant plus de 230 destinations dans le monde, dispose de nombreux services et fonctions qui comptent sur les services informatiques de l’entreprise. Grâce aux notifications par SMS, la compagnie aérienne peut gérer rapidement les annulations et réagir en conséquence. Ses vols sont annulés ou reprogrammés à courte échéance, par exemple, il est essentiel de notifier les équipes des changements, réserver à nouveau les chambres d’hôtel et changer les commandes de services et d’approvisionnement tels que la restauration et le carburant. Selon le cas pratique, les employés ont recours à différentes options de fax et de SMS pour gérer ces situations.

Les produits de Retarus en pratique

Une adaptation aux processus propres à la compagnie aérienne

Retarus assiste la compagnie de transport aérien lors de la mise en œuvre d’exigences spécifiques à l’aviation. Par exemple, il est possible de retirer un fax dédié à l’équipage qui a déjà été validé pour transmission du processus d’envoi si le vol en question a été annulé ou reprogrammé. L’avantage est que les pilotes et le personnel de bord ne reçoivent pas d’informations non pertinentes, ce qui leur permet de se charger d’autres vols. De cette manière, il est également possible de gérer les réservations d’hôtel de manière plus adéquate et d’éviter les annulations.

Avantages

Fiabilité dans les environnements tout IP

Les services SMS commerciaux et fax basés sur le cloud de Retarus fonctionnent aussi de manière fiable dans les environnements tout IP. En outre, les services peuvent être intégrés étroitement pour envoyer et recevoir des notifications par SMS et par fax de Microsoft 365 et être parfaitement connectés aux systèmes SAP, sans difficulté via une interface certifiée SAP. Ainsi, le fournisseur de services informatiques de la compagnie aérienne a été capable de mettre en œuvre sa stratégie du tout IP au niveau de son premier hub. Cela lui a permis de se libérer de son infrastructure Kofax existante, tout en respectant en parallèle les exigences strictes en matière de qualité du secteur de l’aviation. Ainsi, le déploiement d’efforts en matière de maintenance et de gestion de licences a pu être évité et les coûts opérationnels ont pu être optimisés. Les services de Retarus contribuent à une répartition des coûts internes : ils disposent d’une fonctionnalité multi-clients et peuvent être affichés avec un degré élevé de transparence.

Avantages clés

Intégration étroite à Microsoft 365
Intégration à Outlook et SAP
Respecte les normes de qualité les plus strictes
Communication fiable à l’échelle mondiale
Évolutivité flexible et pérenne

Conclusion

Des services fax et SMS pérennes

En collaboration avec Retarus, le fournisseur de services informatiques de la compagnie aérienne a permis à 10 000 employés et à 15 systèmes SAP de recevoir et d’envoyer des fax et des notifications par SMS au niveau de l’un des deux hubs centraux d’Allemagne. Dans ce but, Retarus a attribué un numéro de fax entrant personnel à près de la moitié des employés. Les systèmes SAP sont accessibles depuis plus de 300 numéros de fax configurés par Retarus. Les services peuvent être opérés en déployant un minimum d’efforts, s’intègrent étroitement à Microsoft 365 et sont connectés à SAP via une interface certifiée SAP et une fonction sans erreur ni problème dans l’environnement tout IP. Retarus permet au fournisseur de services informatiques de la compagnie aérienne de respecter les exigences strictes du secteur de l’aviation, de fournir des services fax et SMS fiables et d’étendre les services à d’autres sites.

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