Les conseils de Retarus aux entreprises
Avec la fin du RTC annoncé par Orange, comment utiliser le fax dans un environnement VoIP
1. Bande passante limitée et perte de paquets de données
La bande passante disponible joue un rôle crucial dans la transmission de données via des réseaux basés sur IP. Elle doit avoir une largeur suffisante pour transmettre tous les flux de données concurrents avec succès de l’expéditeur au destinataire. La bande passante effective est en proie à des fluctuations permanentes sur un réseau. L’insuffisance de la bande passante due par exemple à des pics imprévus peut occasionner une perte de paquets. Pour la voix, l’impact est minime et n’a donc pas d’incidence sur la réception de l’information. Par exemple, avec la téléphonie VoIP, les paquet de messages vocaux ne contiennent qu’environ 20 à 30 millisecondes de données vocales, soit à peu près une syllabe, le cerveau humain étant en mesure de compenser jusqu’à 5 % de cette perte d’informations. L’UDP (User Datagram Protocol) permet de transmettre des appels téléphoniques VoIP sans problème, tandis que rien ne garantit la réception réelle de tous les paquets transmis par les destinataires avec ce mode de transmission non protégé, l’expéditeur et le destinataire bénéficient d’une transmission rapide avec de légères fluctuations. Cela permet d’éviter des interruptions soudaines qui peuvent poser des problèmes, notamment pour des applications multimédias.
2. Interruption et déconnexion
L’envoi et la réception de fax par VoIP sont très dépendants de la qualité de la transmission car les télécopieurs sont très sensibles à la perte de paquets. (Il faut savoir que la perte de paquets de données est interprétée comme l’absence de sections et entraîne automatiquement une nouvelle demande d’envoi de toute la page de l’expéditeur.)
La perte d’1 % de paquet réduit le taux de réussite de la transmission d’une page de fax à 80 %. Sur le plan statistique, cela signifie qu’1 transmission par fax de plus de 20 pages n’a qu’1 % de chance d’aboutir. Le traitement de gros volumes de fax envoyés via VoIP peut donc occasionner une perte considérable d’informations et des déconnexions, avec un impact non négligeable pour les entreprises, et leurs partenaires, qui en sont victimes.
3. Le protocole T.38 surestimé
La « communauté IT » a déjà identifié ce problème et y a remédié avec le protocole T.38. Selon l’ITU (International Telecommunication Union), le protocole T.38, également connu sous le nom de Fax over IP (FoIP) devait être la solution. Ce protocole, considéré comme plutôt robuste, a été spécialement développé afin de garantir une transmission de documents fax via Internet. Avec T.38, les fax ne sont plus envoyés sous la forme de messages oraux numériques, mais plutôt comme un protocole indépendant qui a son propre format de paquet et son propre ensemble de règles. Il y a toutefois un bémol : de nombreux fournisseurs de services téléphoniques importants ne prennent pas en charge le protocole T.38 pour des connexions téléphoniques de type VoIP. T.38 n’offre donc pas une solution totalement fiable pour les entreprises.
4. Communication fiable du fax en Cloud
Pour résoudre les problèmes de transmission de fax via VoIP, les entreprises utilisent de plus en plus des fax virtuels dans les datacenters de fournisseurs de services externalisés. Le réseau de la société (téléphones, ordinateurs et multifonction y compris), est alors connecté via Internet à un système de télécommunications en mode Cloud. Autrement dit, l’envoi ou la réception de fax ne s’effectue plus par l’infrastructure VoIP, mais par e-mail, webservice, FTP et directement via l’infrastructure du fournisseur de services en Cloud. Le protocole T.38 devient alors superflu.
Des fournisseurs de services de « messaging » en mode cloud comme Retarus sont en mesure de moduler leurs connexions aux opérateurs télécom afin de garantir une disponibilité permanente de 100 % de la bande passante. Cela permet d’éviter les nœuds d’étranglement aux heures de pointe et la perte de paquets de données.
Des services de fax en Cloud offrent aussi une sécurité maximale permanente contre les pannes. Ils peuvent être utilisés indépendamment du fournisseur VoIP ou comme composant dans une solution de communications unifiées, sans efforts ni frais, pour les intégrer dans une solution de télécommunications existante. Les utilisateurs peuvent accéder aux services n’importe où, par exemple de leurs applications bureautiques, de leur messagerie, via les appareils multifonctions existants ou directement depuis des applicatifs d’entreprise. Les différents services sont aujourd’hui accessibles via l’ensemble des protocoles du marché. L’entreprise qui évite ainsi l’utilisation d’une infrastructure de fax en propre, économise les coûts de licence, de maintenance, de mise à jour et de personnel inhérents au maintien d’une architecture en local.
5. Débit supérieur grâce à la technologie NeverBusy
Des fournisseurs innovants comme Retarus offrent aussi à leurs clients des fonctionnalités qui réduisent davantage les taux d’erreurs de transmissions de fax. Retarus a, par exemple, développé la « technologie NeverBusy » qui permet de livrer rapidement et en toute sécurité de gros volumes de fax à tout type de destinataire. Lors de l’envoi simultané de deux fax au même numéro, la ligne est occupée et la transmission se répète automatiquement. Dans la pratique, les livraisons des documents échouent un grand nombre de fois en dépit de la fonction de renvoi automatique. Dans de tels cas et la technologie NeverBusy ordonnentl des tâches de transmission qui sont automatiquement envoyées l’une après l’autre, et ce le plus vite possible. Le taux d’erreurs est alors ramené à 10 % au maximum.
6. Traitement de données conformément aux directives les plus strictes en matière de respect de la vie privée
Le traitement de données doit impérativement se dérouler en vertu des réglementations nationales en vigueur, en particulier dans le cas d’échange d’informations confidentielles comme des dossiers médicaux ou d’autres données personnelles. En sélectionnant un fournisseur de services de fax, les entreprises doivent donc prêter une attention particulière à l’endroit où leurs données sont sauvegardées, conformément aux directives légales. De nombreux fournisseurs internationaux stockent les données qui leur sont confiées dans un Cloud universel sans spécifier le lieu exact du serveur sur lequel les données sont sauvegardées. Le fournisseur de services de messagerie mondial Retarus garantit à ses clients via un Service Level Agreement (accord de niveau de service, SLA) contractuel que leurs données seront traitées dans les datacenters de Retarus situés en Europe, en Asie ou aux États-Unis, en fonction de l’emplacement ou des exigences spécifiques du client. Grâce aux services de fax de Retarus, des entreprises peuvent aussi archiver tous leurs fax en respectant les directives légales ou réglementaires propres à leur secteur.
7. Transparence et contrôle maximum
Les entreprises qui utilisent les services de fax en mode Cloud de Retarus bénéficient d’une vision du déroulement et de la qualité de leurs communications fax via une plate-forme d’administration. Le portail web Entreprise Administration Services Portal de Retarus se distingue par une interface conviviale, des rapports très détaillés, d’importantes capacités d’analyses et de rapports permettant un contrôle des performances en temps réel.
« La fin annoncée du RTC est une bonne occasion pour les entreprises de s’interroger sur l’avenir de leurs infrastructures dédiées au fax. Par rapport à une solution en local, les services fax en mode Cloud de Retarus permettent de bénéficier d’une performance et d’une disponibilité garanties, ainsi q’une source d’économie », explique Benoit Trémolet, Directeur Général France du groupe Retarus.
À propos de Retarus
Retarus est un fournisseur global d'API, de passerelles et d'applications pour les messageries et la gestion des e-mails permettant d'optimiser les processus d'entreprise. Retarus exploite des data centers répartis dans le monde entier, fournissant ces solutions avec une performance, une sécurité et une protection des données maximales. Retarus, dont le siège social se trouve à Munich, a été fondée en 1992, est gérée par ses propriétaires et est fière de sa capacité d'innovation. L'entreprise emploie environ 500 personnes, dans 20 succursales réparties sur quatre continents. Les services de Retarus sont utilisés par les plus grandes entreprises du monde. Ils sont fournis à la fois en direct et en étroite collaboration avec des partenaires sélectionnés. Des analystes confirment régulièrement l'excellente qualité et la fiabilité de Retarus. Plus d'informations sur : www.retarus.fr