L’échange de données avec les partenaires facilité par Retarus Managed Capture Services

Saisir les données manuellement n’est pas seulement couteux ou chronophage, cela peut également être source d’erreurs. Avec Managed Capture Services de Retarus, les processus de commande ou de facturation peuvent être automatisés réduisant ainsi nettement les piles de documents papier. Ces services supportent toute une diversité d’interfaces, de types de fichiers et de formats d’applications. Les partenaires peuvent être connectés facilement, tout en prenant en compte les spécificités propres à chaque secteur. Les flux numériques sont alors accélérés, les risques d’erreurs sont limités et les coûts sont réduits de 80% en comparaison à la saisie manuelle.

Coûts et efforts réduits grâce à la reconnaissance documentaire intelligente

Tous les documents entrants sont scannés par un puissant système de reconnaissance de texte (Intelligent Document Recognition, IDR) basé sur plusieurs OCR (ou ROC). En plus de capturer le texte, il enregistre également la structure et les autres composants du document. Avec l’assistance du catalogue et des données de base stockés dans le système et synchronisés continuellement, le contenu de chaque document peut être rapidement vérifié et automatiquement assigné. Le système mémorise également les nouvelles structures de mises en page et les reconnaît précisément lorsque de nouvelles données sont reçues.

Les vérifications d’erreurs peuvent aussi être gérées en tant que processus automatisés avec Managed Capture Services de Retarus. Les numéros incorrects, les erreurs de calcul, les champs obligatoires vides et autres détails manquants sont marqués d’une notification de blocage, informant immédiatement dans le système ERP qu’un « post-traitement » manuel est requis. Retarus peut automatiquement envoyer à l’employé responsable de la donnée le document original au format PDF et dans lequel tous les champs qui ne sont pas reconnus ou devant être vérifiés sont clairement identifiés. Cela permet de faciliter le post-traitement pour l’équipe responsable, puisqu’il lui suffit simplement de vérifier les informations manquantes. En option, le post-traitement peut être réalisé manuellement, offrant alors un taux de reconnaissance proche des 100%. Ensuite, le service cloud transfère toutes les données validées au format requis ainsi que les documents originaux à l’application ERP.

Une collaboration plus efficace avec les partenaires commerciaux

« L’intégration de partenaires qui, pour des raisons économiques ou techniques, ne sont pas encore en mesure d’échanger des données de façon structurée est une problématique centrale pour les entreprises qui cherchent à évoluer vers des processus de commande et de facturation numériques », explique Benoit Tremolet, Directeru Général de Retarus France. « L’offre Managed Capture Services de Retarus couvre tous les canaux de saisie et de traitement. Les formulaires entrants sont convertis en données structurées quel que soit le format original. Les clients et fournisseurs peuvent ainsi continuer à utiliser leurs canaux de communication existants pour échanger les données ».

À propos de Retarus

Retarus est un fournisseur global d'API, de passerelles et d'applications pour les messageries et la gestion des e-mails permettant d'optimiser les processus d'entreprise. Retarus exploite des data centers répartis dans le monde entier, fournissant ces solutions avec une performance, une sécurité et une protection des données maximales. Retarus, dont le siège social se trouve à Munich, a été fondée en 1992, est gérée par ses propriétaires et est fière de sa capacité d'innovation. L'entreprise emploie environ 500 personnes, dans 20 succursales réparties sur quatre continents. Les services de Retarus sont utilisés par les plus grandes entreprises du monde. Ils sont fournis à la fois en direct et en étroite collaboration avec des partenaires sélectionnés. Des analystes confirment régulièrement l'excellente qualité et la fiabilité de Retarus. Plus d'informations sur : www.retarus.fr