E-PROCUREMENTLa digitalizzazione degli acquisti: una nuova strategia di successo

È giunto il momento di porre fine alla gestione analogica dei processi. Con l’ integrazione digitale dei processi aziendali si inseriscono negli acquisti un’ampia gamma di categorie di fornitori in modo flessibile. I moderni servizi di e-procurement offrono ottimizzazione della supply chain, riduzione quantificabile di tempi e costi e maggiore affidabilità per la pianificazione degli acquisti. Per garantire un’elaborazione efficiente degli ordini per tutti i fornitori, le aziende dovrebbero affidarsi a soluzioni digitali a cui sia possibile collegare facilmente un numero qualsiasi di fornitori, indipendentemente dalle dimensioni o dalla tipologia.

Per “acquisti” si fa in genere riferimento al processo adottato dalle aziende per acquistare beni o servizi. Come componente del processo procure-to-pay (P2P), gli acquisti sono strettamente collegati alla contabilità e all’accettazione della merce. In sintesi, gli acquisti rappresentano l’attività operativa e strategica del comprare. Nello svolgimento delle attività di acquisto quotidiane, le aziende hanno a che fare con una serie di fornitori di dimensioni e tipologie diverse. Da questa interazione, arrivano all’acquirente grandi quantità di ordini di acquisto, conferme d’ordine, notifiche di spedizione e fatture. Questi documenti si differenziano a loro volta per il tipo di supporto dati. Per poter elaborare automaticamente le loro informazioni nei sistemi ERP, SCM o back-end, i fornitori più grandi si avvalgono in genere di EDI.

I fornitori più piccoli o semplicemente occasionali spesso non hanno le possibilità tecniche o economiche necessarie. Le fatture e le conferme d’ordine arrivano poi via e-mail, fax o lettera, ad esempio. Per ogni mezzo di comunicazione, l’acquirente solitamente necessita di un processo di acquisizione separato. Per garantire un’elaborazione efficiente degli ordini per tutti i fornitori, le aziende dovrebbero quindi concentrarsi sulla digitalizzazione end-to-end degli acquisti. È importante che un numero qualsiasi di fornitori possa collegarsi facilmente, indipendentemente dalle dimensioni o dal tipo. Le soluzioni giuste – come ad esempio Intelligent Document Processing o WebConnect for Suppliers di Retarus – consentono ai fornitori di collegarsi digitalmente a una grande azienda, indipendentemente dalle loro capacità.

Vantaggi negli acquisti strategici e operativi

La digitalizzazione degli acquisti è ormai uno standard assoluto nelle grandi e medie imprese, e ciò non deve stupire, visto l’enorme vantaggio competitivo che la digitalizzazione comporta. Molteplici sono i vantaggi che l’e-procurement offre nell’ambito dell’automazione dei processi.

La digitalizzazione comporta una riduzione dei costi

La mancanza di digitalizzazione negli acquisti comporta spesso che gli ordini sono prima stampati e poi inviati per posta o fax, se non inviati per e-mail. All’altro capo, il fornitore deve quindi riunire manualmente nel suo sistema i documenti elaborati con i vari supporti. L’automazione di questi processi consente di ridurre notevolmente i costi per entrambe le parti. Un significativo ritorno sull’investimento è garantito soprattutto dal risparmio sui costi del personale, che occorrerebbe normalmente sostenere per ogni transazione. Le risorse liberate possono quindi essere impiegate altrove, ad esempio per il servizio clienti. Allo stesso tempo, i fornitori offrono sempre più spesso sconti o incentivi come ricompensa per la standardizzazione dei flussi di informazioni end-to-end.

La digitalizzazione comporta un risparmio di tempo

L’eliminazione di diversi passaggi manuali permette di evitare gli errori di trasmissione, con un conseguente miglioramento della qualità dei dati. Inoltre, con un sistema rapido e standardizzato, non si verificano più errori di inventario. Di conseguenza, le decisioni possono essere prese immediatamente, senza ulteriori tempi di elaborazione. Il tempo così risparmiato può essere investito nel mantenimento dei rapporti con i fornitori esistenti e nella ricerca di quelli nuovi.

Processi di ordinazione più brevi e flusso di cassa più rapido

Congiuntamente alla digitalizzazione degli acquisti, di solito vengono standardizzati anche i sistemi che vanno oltre i semplici processi di approvvigionamento. Di conseguenza, le aziende beneficiano non solo di processi di ordinazione più brevi, ma anche di una fatturazione automatizzata. Ciò può generare un flusso di cassa più rapido. Anche la spedizione delle merci avviene più rapidamente. In questo modo, i tempi di spedizione concordati contrattualmente dopo il ricevimento dell’ordine possono essere rispettati più facilmente.

Strutturazione digitale delle informazioni con tecnologia di fascia alta

Per trasformare l’intero sistema di approvvigionamento cartaceo in un processo ampiamente automatizzato, sono necessarie diverse tecnologie di e-procurement.

Integrazione EDI

Con Electronic Data Interchange (EDI) si intende lo scambio digitale di documenti commerciali. Si tratta, ad esempio, di ordini di acquisto, bolle di consegna e fatture. Questi documenti vengono scambiati tra i partner commerciali sotto forma di dati strutturati senza bisogno di interventi manuali.

Caso d’uso

Acquisizione ed elaborazione automatizzate degli ordini

Con l’aiuto di Retarus Intelligent Document Processing, l’elaborazione di ordini in arrivo può essere ampiamente digitalizzata e automatizzata.

Vedi caso d’uso

Caso d’uso

Fatturazione elettronica – Digitalizzazione intelligente delle procedure di fatturazione

Retarus Integration and Automation consente di inviare e ricevere le fatture in ambito internazionale nel pieno rispetto delle normative in vigore.

Vedi caso d’uso

Intelligent Document Recognition

Con Intelligent Document Recognition (riconoscimento intelligente dei documenti), i dati vengono preparati in una prima fase e riconosciuti tramite motori OCR (Optical Character Recognition). Nella seconda fase, vengono classificati e segmentati mediante machine learning e i dati rilevanti vengono estratti mediante machine learning e intelligenza artificiale. I dati vengono poi post-elaborati e convalidati. Grazie alla funzione opzionale Human in the Loop, questo sistema raggiunge una qualità dei dati particolarmente elevata, con tassi di riconoscimento pari fino al 100%.

La funzione Intelligent Document Recognition (IDR) offre numerosi vantaggi:

integrazione efficiente e senza interruzioni tecniche
60% di riduzione dei costi di inserimento ordini, grazie all’automazione
aumento della velocità dei processi, grazie all’automazione delle attività ripetitive
maggiore efficienza, grazie a una precisione di riconoscimento fino al 98%
riduzione dei costi di gestione degli errori

La digitalizzazione è un interessante fattore di successo per qualsiasi azienda

La Retarus Integration and Automation Platform consente a qualsiasi azienda di creare processi digitali, indipendentemente dalle proprie capacità tecniche. Con E-Procurement, è possibile scambiare automaticamente fatture, conferme d’ordine, ordini di acquisto e notifiche di spedizione. In preparazione all’implementazione, tutti i fornitori vengono analizzati e raggruppati. Vengono inoltre identificati e quantificati gli sforzi manuali.

Elementi distintivi di Retarus

WebConnect for Suppliers

Poiché non tutti i fornitori utilizzano l’EDI, lo scambio automatico di documenti spesso fallisce prima ancora di iniziare. Retarus offre una soluzione unica proprio a tal scopo: WebConnect for Suppliers invia gli ordini in forma di messaggi e-mail interattivi, che possono accedere al portale WebConnect completamente senza login e con un solo clic. Grazie alla digitalizzazione dell’ordine e della conferma, il fornitore può semplicemente confermare, modificare o rifiutare l’ordine senza dover accedere o registrarsi. Se il fornitore preferisce, è possibile aggiungere ai messaggi e-mail degli allegati PDF statici. In questo modo, si può aumentare in modo significativo il numero di conferme d’ordine automatiche. WebConnect for Suppliers può essere collegato a qualsiasi applicazione ERP ed è indipendente dal sistema EDI esistente dell’azienda.

Digitalizzazione di tutte le aree di comunicazione

I servizi di Retarus offrono molto di più che dei semplici processi di ordinazione automatizzati. I report opzionali identificano le conferme d’ordine in sospeso. Le notifiche automatiche di promemoria aiutano a ridurre al minimo gli ulteriori sforzi manuali. Dei documenti in arrivo vengono verificate automaticamente l’accuratezza e la completezza. In caso di errori, la convalida del documento attiva un processo separato.

Ulteriore integrazione di piccoli fornitori analogici

Specialmente i piccoli fornitori specializzati lavorano spesso, ancora, con processi basati su carta o fax. Con Retarus Intelligent Document Processing anche queste aziende fornitrici non rappresentano più un problema. Il processo supportato dall’intelligenza artificiale acquisisce tutti i documenti in arrivo, li digitalizza e li categorizza per poi trasferirli ai workflow interni. Gli acquisti beneficiano così di un risparmio di tempo fino all’85% rispetto all’acquisizione manuale. Il fornitore non deve modificare i propri processi e può quindi procedere come sempre.

Saremo lieti di assistervi!

Avete domande o desiderate ulteriori informazioni su Retarus Intelligent Document Processing? Saremo felici di aiutarvi. Per telefono o posta elettronica. Siamo disponibili anche a venirvi a trovare in sede ed illustrarvi personalmente le nostre proposte.