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Digitalizzazione dei documentiAcquisizione automatica e digitale dei documenti giustificativi

Il servizio d’acquisizione digitale di documenti giustificativi di Retarus mette a disposizione delle aziende il più recente software OCR supportato da intelligenza artificiale e HITL (human-in-the-loop). Le fatture e gli ordini scansionati vengono registrati automaticamente e integrati nei flussi di lavoro esistenti. La combinazione di una soluzione cloud di fascia alta e un’assistenza professionale disponibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 fanno di Retarus un provider cloud aziendale che offre una gestione documentale automatica ottimale.

Documenti giustificativi come vettore di informazioni

Un giustificativo non è altro che un vettore di informazioni che riporta le transazioni commerciali. Pertanto, con il termine “giustificativo” si intendono tutti i supporti di dati che rappresentano un’azione, una condizione o un evento nel contesto aziendale. Gli ordini e le fatture rientrano nella categoria dei documenti giustificativi tanto quanto gli scontrini e le ricevute di cassa. Che il vettore di dati sia in formato digitale o cartaceo non fa differenza.

Digitalizzazione efficiente dei documenti giustificativi

I documenti giustificativi sono la base di tutta l’amministrazione. A tale scopo, devono essere non solo corretti, ma anche facili da reperire. In genere, però, i giustificativi che arrivano in azienda hanno le più svariate forme. Per poter classificare e ordinare tutti i documenti correttamente, indipendentemente dal fatto che siano stati inviati per e-mail, fax o posta, dovrebbero essere idealmente disponibili in una forma digitale uniforme. Per questo motivo, è necessario registrare i giustificativi dopo la scansione. L’inserimento manuale dei documenti in un sistema ERP richiede tempo ed è soggetto a errori. In alternativa è possibile avvalersi di uno dei tanti metodi per digitalizzare i giustificativi:

Raccolta dati tramite motori OCR

Una delle forme più comuni di riconoscimento automatico del testo è il cosiddetto OCR, ossia riconoscimento ottico dei caratteri. Il riconoscimento ottico dei caratteri è in grado di leggere testi scritti a mano o stampati in immagini e convertirli in documenti di testo.

Acquisizione dei giustificativi attraverso l'intelligenza artificiale e il machine learning

L’intelligenza artificiale svolge un importante ruolo di supporto nell’acquisizione di giustificativi e ordini basata sul machine learning. Le reti neurali artificiali, ad esempio, aiutano il motore OCR a elaborare intere righe senza problemi. Offrono inoltre un’accuratezza di riconoscimento particolarmente elevata dei giustificativi acquisiti, che sono in costante aumento.

Human-in-the-loop

Retarus va oltre e supporta l’IA con il cosiddetto Human-in-the-loop (HITL). L’HITL è un ramo dell’intelligenza artificiale che utilizza sia l’intelligenza umana che l’intelligenza della macchina. Ai fini dell’acquisizione di documenti giustificativi, questa combinazione comporta il coinvolgimento degli esseri umani nel ciclo di machine learning, poiché attivi nell’addestramento dell’IA. Attraverso una verifica attenta e prendendo una decisione nei casi dubbi, la componente umana aiuta il motore OCR a migliorare continuamente.

Come funziona l’acquisizione dei documenti giustificativi in Retarus

L’acquisizione digitale dei giustificativi con Retarus Intelligent Document Processing funziona al livello più alto. I documenti in arrivo vengono acquisiti automaticamente con una soluzione Intelligent Document Recognition (IDR) potente, supportata dall’intelligenza artificiale e basata su diversi motori OCR. Successivamente, i giustificativi vengono completamente convertiti in dati strutturati e resi quindi leggibili dalle macchine. Inoltre, i clienti di Retarus possono sfruttare il supporto di HITL. La calligrafia illeggibile o le scansioni di scarsa qualità non sono più un problema. Grazie a questa combinazione di motori OCR, intelligenza artificiale e human-in-the-loop, Retarus raggiunge un tasso di riconoscimento fino al 100%.

I vantaggi dell’acquisizione digitale dei documenti giustificativi

I vantaggi dell’acquisizione digitale dei giustificativi sono tanto vari quanto evidenti. Nel corso dell’acquisizione manuale si verificano ripetutamente errori che portano poi a ripercussioni negative. Se queste attività ripetitive vengono automatizzate, si alleggerisce il lavoro dei collaboratori e si liberano risorse preziose per processi importanti e dispendiosi in termini di tempo. Anche i processi digitalizzati fanno risparmiare tempo e denaro. I flussi di lavoro che utilizzano la dematerializzazione dei documenti cartacei offrono alle aziende numerosi benefici in termini di funzionalità, efficienza operativa e controllo della qualità.

Caso d’uso

Acquisizione ed elaborazione automatizzate degli ordini

Con l’aiuto di Retarus Intelligent Document Processing, è possibile digitalizzare e automatizzare l’elaborazione di elevati volumi di ordini in arrivo.

Vedi caso d’uso

Caso d’uso

Digitalizzazione dei moduli e automazione degli ordini

Retarus aiuta una nota azienda di cosmetici ad automatizzare il più possibile i processi di ordinazione con i clienti di tutto il mondo.

Vedi caso d’uso

Vantaggi di Retarus Intelligent Document Processing

Sul mercato esistono molti sistemi ERP e fornitori di servizi di gestione documentale automatica. Spesso la differenza risiede nei dettagli e non è evidente a prima vista. La maggior parte dei fornitori dispone nel suo portfolio di un software OCR – come soluzione cloud o on-premise – che acquisisce digitalmente fatture e documenti giustificativi. Retarus offre molto di più con il suo pacchetto di soluzioni complete.

Maggiore efficienza e risparmi sui costi grazie alla digitalizzazione dei documenti

Solo il riconoscimento intelligente del testo di Retarus offre un tasso di riconoscimento fino al 98%. L’apprendimento automatico, che migliora costantemente il software di riconoscimento del testo, aumenta ulteriormente l’affidabilità. Con l’aiuto dell’approccio human-in-the-loop, Retarus aumenta il tasso di riconoscimento fino al 100%.

Inserimento automatico e affidabile nei dati master

Per un flusso di lavoro regolare, è essenziale che i giustificativi digitali vengano collocati nel punto giusto all’interno del sistema. Che si utilizzi SAP, Oracle o qualsiasi altro sistema ERP per rappresentare i flussi di lavoro, Retarus inserisce automaticamente e con la massima affidabilità tutti i documenti giustificativi nei dati master di qualsiasi sistema di destinazione.

Qualità premium per processi critici

Con il suo servizio di Intelligent Document Processing Retarus offre una soluzione individuale per tutti i processi di acquisizione di documenti. Tuttavia, i processi particolarmente critici richiedono un’attenzione speciale. A tal fine, Retarus combina l’intelligenza artificiale a un dato livello di controllo umano.

Disponibile 24 ore su 24, 365 giorni all’anno

Oltre all’assistenza straordinaria, i clienti di Retarus hanno a disposizione un supporto 24 ore su 24. I nostri esperti sono a disposizione dei clienti in ogni momento con diversi livelli di servizio e assistenza. In questo modo è possibile mantenere un flusso di lavoro ininterrotto e regolare.

Saremo lieti di assistervi!

Avete domande o desiderate ulteriori informazioni su Retarus Intelligent Document Processing? Saremo felici di aiutarvi. Per telefono o posta elettronica. Siamo disponibili anche a venirvi a trovare in sede ed illustrarvi personalmente le nostre proposte.