Avis si affida al servizio da e-mail a fax di Retarus per la gestione dei noleggi in tutto il mondo

Alto livello di qualità del servizio

La reputazione di una società di noleggio auto non si fonda soltanto sulle dimensioni e sull’età della sua flotta o della sua rete di filiali. Anche la qualità del servizio clienti è di estrema importanza. Avis deve dimostrare quotidianamente l’eccellenza del suo servizio clienti, che è spesso messo a dura prova da risposte tempestive a circostanze impreviste. Il miglior esempio è il reparto “Avis Assistance”. Quando una persona resta coinvolta in un incidente, questo reparto aiuta a fornire un’auto a noleggio, a organizzare le riparazioni dell’auto e a informare le compagnie di assicurazione e le stazioni di servizio, per agevolare il cliente in quella che è già una situazione di stress. La corrispondenza scritta coinvolta, che ammonta a circa 70.000 documenti l’anno, dimostra la complessità di questi processi.

Ottimizzazione dei processi di comunicazione

Il servizio di Avis Assistance implica, per sua natura, la gestione di un alto numero di variabili, quali i chiarimenti per la consegna e la restituzione dei veicoli, la determinazione di chi sostiene i costi di noleggio, di eventuali riparazioni, etc. Inoltre, le parti coinvolte sono diverse, tra cui carrozzerie, compagnie di assicurazione e stazioni di servizio. Ciò genera un elevato volume di documenti che devono essere consegnati in modo tempestivo e preciso. Avis ha quindi bisogno di una forma di comunicazione che permetta di raggiungere facilmente e rapidamente tutti gli interessati.

I fax tengono accesi i motori

Avis Assistance utilizza Retarus Mail2Fax per gestire un elevato volume di transazioni. Retarus Mail2Fax si integra perfettamente nell’ambiente IBM Lotus Domino/Notes di Avis (oggi HCL Notes Domino) e offre ad Avis una piattaforma di comunicazione intuitiva, sicura e affidabile per l’invio di fax dalle singole postazioni di posta elettronica a tutte le figure coinvolte nel processo. Dopo piccole modifiche all’infrastruttura Lotus Domino/Notes (oggi HCL Notes Domino), e una breve prova, Avis è ora in grado di gestire tutti i processi di comunicazione in modo rapido e fluido. Vengono utilizzati circa 40 diversi modelli, con aggiunta automatica dei dati dell’indirizzo, per generare lettere di risposta alle compagnie di assicurazione, alle filiali di noleggio Avis, alle officine di riparazione auto e alle stazioni di servizio.

Facile implementazione, alta usabilità

Retarus Mail2Fax non richiede alcun investimento aggiuntivo in hardware, software, linee telefoniche o manutenzione. I data center Retarus dispongono di una capacità di consegna quasi illimitata e garantiscono al tempo stesso la trasparenza dei costi in ogni momento: si pagano soltanto le pagine effettivamente inviate. Non occorre formazione: gli utenti inviano i fax direttamente dal proprio client di posta elettronica, utilizzando un numero di fax con sintassi semplice anziché un indirizzo e-mail. Il messaggio viene inviato ai data center Retarus e la persona che ha inviato il messaggio riceve un’e-mail contenente una conferma di consegna. Retarus Mail2Faxsupporta tutti i consueti formati di elaborazione del testo, fogli di calcolo, presentazioni e grafica, consentendo agli utenti di inviare sia e-mail che fax.

Tecnologia semplificata, nessun investimento aggiuntivo