Intelligent Document ProcessingEngelbert Strauss gestisce gli ordini effettuati via e-mail utilizzando la soluzione IDP di Retarus

Inserimento manuale degli ordini

Engelbert Strauss è uno dei principali produttori mondiali di attrezzatura da lavoro, abbigliamento tecnico e attrezzature di protezione individuale. L’azienda a conduzione familiare e con sede nel circondario del Meno-Kinzig, vicino a Francoforte (nello Stato tedesco dell”Assia), vanta una forza lavoro di circa 1.700 collaboratori in 27 Paesi del mondo, con particolare concentrazione nel Sud-Est asiatico.

Strauss è uno dei 5 negozi online principali in Germania e riceve molti ordini via e-mail. Questi ordini provengono da clienti diversi, che utilizzano modelli e layout di vari formati. Tra i propri obiettivi, Strauss ha quello di servire i clienti in modo rapido e mirato. Per questo motivo, puntava a una soluzione in grado di elaborare gli ordini in modo ancora più efficiente.

Maggiore automazione

Strauss era alla ricerca di una soluzione digitale per analizzare e raccogliere automaticamente le e-mail degli ordini in arrivo. Il processo di ricerca e selezione è durato quasi sei mesi.

La soluzione ideale doveva essere in grado di gestire al meglio l’ampia base di clienti di Strauss, i numerosi modelli di ordini e i prodotti personalizzabili. Sebbene in Strauss gli articoli siano dotati di un codice specifico, esso non identifica in modo univoco il prodotto. Ne sono un esempio le magliette, per le quali è possibile specificare la taglia desiderata. A ciò si aggiunge il fatto che gli ordini possono essere personalizzati con il logo del cliente.

Alla fine, la scelta è caduta su Retarus e sulla sua soluzione IDP. I fattori decisivi sono stati la soluzione generica e non basata su template, i convincenti tassi di rilevamento e il tempo di implementazione previsto per l’introduzione. L’approccio che prevede la lettura del contenuto testuale degli ordini mediante OCR (Optical Character Recognition) è solo il primo passo. La differenza nei tassi di rilevamento è ottenuta grazie all’uso dell’intelligenza artificiale, che legge un ordine come se fosse stato inserito da un impiegato.

Processo rivisto completamente

La fase di introduzione della soluzione Retarus Intelligent Document Processing nell’organizzazione di vendita di Strauss è durata circa sei mesi. Innanzitutto, è stata programmata la connessione richiesta per il sistema ERP di Strauss. Successivamente, è stata predisposta una fase di test con ordini selezionati per la messa a punto del rilevamento. Per l’attuazione effettiva è stato eseguito un monitoraggio attento sul funzionamento produttivo in corso. La soluzione IDP di Retarus è stata collegata alle interfacce EDI e di archivio esistenti.

Durante l’implementazione, è stato riprogettato l’intero processo di inserimento degli ordini. Tutti gli ordini PDF in entrata sono ora completamente digitalizzati da Retarus.

Gestione accelerata degli ordini grazie alla digitalizzazione

Le modifiche apportate alla post-elaborazione sono state accolte in modo positivo dai collaboratori. Non si è resa necessaria alcuna formazione particolare.

Ora Strauss usufruisce di un processo di inserimento ordini più scalabile e più rapido grazie al maggior grado di automazione. L’azienda può concentrarsi sugli ordini per i quali l’intervento manuale è necessario e sensato, riducendo i tempi di gestione delle attività di routine ripetitive.

Implementazione in altri Paesi dopo questa partenza vincente

Engelbert Strauss ha introdotto con successo la soluzione Retarus Intelligent Document Processing nel suo reparto vendite per velocizzare l’acquisizione degli ordini in arrivo via e-mail. Dopo un inizio con ottimi risultati in Germania, il servizio è stato implementato anche in Austria.