Nuovo impulso ai sistemi EDI: Optibelt passa a Retarus

Infrastrutture complesse: aumento di carichi di lavoro e costi

Arntz Optibelt Group è uno dei principali produttori di cinghie di trasmissione ad alte prestazioni in tutto il mondo: i suoi prodotti vengono utilizzati nell’ingegneria meccanica, nell’industria automobilistica, nelle macchine agricole e nella fabbricazione degli elettrodomestici. L’azienda conta circa 2.000 dipendenti e otto stabilimenti di produzione dislocati tra Europa e Asia.
Optibelt gestiva un’infrastruttura EDI (Electronic Data Interchange) realizzata nel corso di vent’anni, per oltre 200 processi, molti dei quali estremamente complessi, compresi numerosi collegamenti con rinomate case automobilistiche e distributori tecnici internazionali. Fino ad oggi per rispondere alle proprie esigenze, l’azienda era affidata a due convertitori EDI da diversi fornitori, nonché, ad una soluzione sviluppata internamente.

Consolidamento su un’unica piattaforma

Nello specifico, non era possibile implementare nuovi collegamenti EDI con le soluzioni esistenti, poiché erano necessarie risorse enormi purtroppo non disponibili. Le limitazioni erano legate principalmente ai convertitori: i formati comuni, ad esempio lo standard di trasmissione dati EDI ANSI X12 o vari derivati XML, potevano essere mappati solo a fronte di un carico di lavoro sproporzionato e costi elevati. Pertanto, con i mezzi a sua disposizione, l’azienda poteva predisporre solo soluzioni tecniche standard in modo rudimentale.
Questo ha spinto Optibelt a rivolgersi a un fornitore specializzato in servizi gestiti, che consentisse di abbandonare i convertitori EDI in uso. Il cambiamento è stato ulteriormente favorito dalla decisione presa nello stesso periodo di migrare il vecchio sistema ERP al leader di mercato SAP.

Migrazione sincronizzata verso SAP

Dopo un’analisi approfondita, Optibelt ha deciso di avvalersi dei servizi di Retarus. In questo modo l’azienda ha potuto consolidare i diversi sistemi autogestiti in un unico fornitore esterno.
Un problema particolare è stato il dover riprogrammare la data di lancio di SAP presso Optibelt. I responsabili del progetto presso Optibelt e Retarus hanno pertanto deciso di adottare un approccio agile alla gestione del progetto, in linea con le date dell’introduzione dell’ERP. Tra gli esiti particolarmente positivi di questo progetto, possiamo anche annoverare il fatto che i requisiti SAP per la migrazione di ciascuno dei processi esistenti potevano essere utilizzati direttamente come modello per i formati di interscambio dati tra Retarus e Optibelt.

Accesso più rapido per i nuovi clienti e maggiore efficienza nell’automazione

Già parallelamente alla migrazione, si potrebbero creare collegamenti supplementari con partner strategici. Durante il funzionamento del nuovo sistema EDI, è ora possibile stabilire connessioni con nuovi clienti in modo significativamente più rapido.
Prima del passaggio a Retarus, solo occasionalmente era possibile stabilire collegamenti con clienti e altri partner esterni, con lunghi ritardi dovuti alle limitate risorse tecniche e organizzative.
Grazie a Cloud EDI Integration di Retarus, Optibelt beneficia anche di una maggiore efficienza nella gestione senza carta dei piani di consegna e di meccanismi di notifica notevolmente migliorati nell’elaborazione degli ordini. Anche l’elaborazione delle note di credito dei principali clienti è stata facilitata dai nuovi flussi di processo.

Implementazione rapida degli standard specifici del settore

“L’implementazione efficiente e ordinata non ha conquistato solo noi, ma anche i nostri partner commerciali”. Con queste parole Alexander Grothe, eCommerce Team Leader di Optibelt, riassume il progetto EDI. “In particolare, la rapida implementazione degli standard specifici del settore, come il VDA 4938, è stata accolta con una risposta molto positiva dai nostri clienti dell’industria automobilistica. Un’importante casa automobilistica ha espressamente apprezzato i rapidi tempi di reazione e la competenza generale del team di Retarus.”

Prevista l’implementazione di Retarus Long Term Archiving

Il supporto garantito da Retarus per l’intera durata del progetto, durato diversi anni, è stato determinante per l’esito complessivamente positivo dell’operazione presso Optibelt. Per questo motivo, si sta già delineando il progetto che seguirà all’integrazione di SAP. Il team guidato da Alexander Grothe sta infatti lavorando all’implementazione del Retarus Long Term Archiving: un servizio che consente l’archiviazione sicura e affidabile di tutte le comunicazioni business-critical trasmesse via EDI. Retarus garantisce un’archiviazione conforme alle normative in oltre 50 paesi.