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Automazione delle e-mailSmistare e instradare automaticamente le e-mail per accelerare i tempi di elaborazione

Le aziende ricevono quotidianamente un gran numero di e-mail. Retarus le aiuta a ottimizzare i workflow attraverso l’instradamento automatico delle e-mail e il pre‑smistamento automatizzato, intervenendo già a livello di gateway.

Come funziona l’automazione delle e-mail?

Gli amministratori possono creare, attivare e disattivare le regole, modificarle e stabilirne la priorità tramite un portale self-service. Se necessario, gli esperti di Retarus sono sempre a disposizione per fornire consulenza.

Le regole sono composte da due elementi: una condizione e un’azione. Quest’ultima viene eseguita non appena una determinata condizione si applica a un’e-mail. È possibile anche combinare più condizioni. Ad esempio, le aziende possono filtrare le e-mail in arrivo in base a parole chiave presenti nell’oggetto, all’indirizzo e‑mail del mittente, alla lingua utilizzata nel corpo o al paese di origine di un messaggio (“GeoIP”).

Administrator Ansicht der Retarus Predelivery Logic
 

Vista amministratore di Retarus Predelivery Logic

Quali regole si possono utilizzare per analizzare le e-mail?

Esempi applicativi per lo smistamento automatico delle e-mail, prima che vengano consegnate alle caselle di posta dei destinatari, sono:

E-mail originate da paesi specifici:

Le e-mail provenienti da mittenti di una determinata regione/paese possono essere messe automaticamente in quarantena, ad esempio per motivi di sicurezza o in base a regole di conformità.

Riscrittura degli indirizzi e-mail:

Il servizio di Retarus consente agli amministratori non solo di stabilire regole per i messaggi in entrata, ma anche di influenzare la comunicazione esterna. Ad esempio, gli indirizzi e-mail possono essere riscritti automaticamente. Questo è auspicabile, ad esempio, se i collaboratori devono apparire immediatamente sotto il dominio corretto dopo una fusione o un rebranding. Ciò può essere dettato da motivi legali o di marketing.

E-mail per una filiale nazionale:

In base alla lingua del mittente, le e-mail possono essere inoltrate direttamente al server locale della filiale specifica, o già integrate con una parola chiave per facilitarne la successiva elaborazione.

E-mail per applicazioni aziendali:

Alcune e-mail sono destinate a un’ulteriore elaborazione nelle applicazioni. I clienti incontrano sempre più spesso questo problema nel canale in entrata. Mediante regole definite, queste e-mail vengono consegnate alle rispettive applicazioni.

E-mail per reparti specifici:

In base a parole chiave specifiche presenti nell’oggetto, le e-mail possono anche essere preselezionate o evidenziate, ad esempio aggiungendo all’oggetto un termine relativo al progetto.

Quali sono i vantaggi dell’automazione delle e-mail?

L’instradamento automatico delle e-mail tramite Retarus Predelivery Logic offre vantaggi decisivi:

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Le aziende possono concentrarsi sul loro core business.
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Le e-mail arrivano alla destinazione corretta. Ad esempio, vengono indirizzate automaticamente alla filiale o al reparto giusto. La comunicazione con i clienti è più rapida e mirata.
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Le possibilità applicative flessibili vanno ben oltre i comuni moduli di policy.
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Gli amministratori possono creare e modificare autonomamente le regole di filtro per lo smistamento. Se necessario, gli esperti di Retarus forniscono assistenza.
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Questa soluzione efficiente e scalabile offre un’ampia gamma di opzioni e riduce notevolmente il lavoro amministrativo.

Con la Predelivery Logic, le aziende possono instradare, analizzare ed elaborare in modo automatizzato le e-mail scegliendo regole individuali. Il tutto è accompagnato da un’assistenza 24/7 nella lingua locale del cliente e da un team di Service Management che assicura una consegna ottimale. Retarus fornisce tutti i servizi al 100% in conformità con il GDPR e sempre nel rispetto delle direttive locali in materia di protezione dei dati.

Saremo lieti di assistervi

Avete domande, desiderate ulteriori informazioni o vorreste testare i servizi Retarus? Noi siamo sempre a vostra disposizione. Non esitate a contattarci per telefono o e-mail. Saremmo anche disposti a venirvi a trovare e mostrarvi il nostro approccio in loco.